挑选文档协作工具的技巧

在信息爆炸的今天，我和身边很多朋友都面临着信息过载、沟通不便的问题，越来越多的企业和个人选择了文档协作工具来管理信息。效率是与日俱增的，就像我们从一开始就淘汰了纸笔，转而用电脑记录，文档协作工具也开始流行起来。

普及文档协作的理由是什么？效率更高，逻辑更清晰，收集更简单，让我们能在浩瀚的信息海洋中找到容身之处。但是很多人可能会觉得使用文档协作工具很麻烦，已经有超过 5 位朋友向我请教如何选择工具了。于是他写了一封信，一来可以直接发给不能合作的人，二来也是一箭双雕。

如何选择一个高效、实用的文档协作工具？

有了好的工具，就能事半功倍！

既然在线协作工具是如此的实用，那么企业和团队又该如何选择一款真正适合、高效实用的在线协作工具呢？以下是小编的一些小贴士：

1.首先要明确团队的需要和目标

挑选任何一种商品，决不能盲目。同样的，选择工具。在选择一款真正实用的在线协作工具之前，首先要了解团队成员的需求，了解协作的目的。只有这样，他才能在搜索的时候，有针对性的选择。

2.是否提供试用

免费试用，可以帮助团队成员对相关工具进行全面的测试和了解，从而判断是否值得购买。所以，在选择的时候，采购或者挑选人员需要考虑一些工具提供免费试用或者免费版本。

3.了解学习工具的困难程度

一个协作工具，必然需要所有团队成员的参与和使用。而简单易用的工具，更有利于团队合作。

4.注意比价

在选择工具时，价格常常是一个重要因素。采购或挑选人员，需要根据具体情况，多方比较，做出取舍。

5.资料安全吗？要备份吗？

为了保证在线项目数据的安全，在选择工具之前，必须明确：工具是否具有安全保密功能和数据备份功能。

6.关于工具售后服务和客户支持的信息

没有什么工具是没有缺点的。客户支持在出现问题时起到了至关重要的作用。另外，售后服务也是一项重要的加分项目。

总之，工具的选择，也要根据公司或团队的具体需要和目标，选择合适的工具。

下面小编给大家盘点了几个高效实用的文档协作工具，根据自己的情况来选择。

Teambition

Teambition 是以云服务为基础的项目协作工具。创建项目之后，可以通过功能模块，如“任务板”，“分享墙”，“文件库”。可以在任务板上创建任务，与团队成员共同推动任务的进展。在这个“分享墙”中，你可以与团队成员分享并交流想法。您可以通过“文件库”与大家共享文件。总体来说，团队的功能还是比较完善的，基本上能够满足中小团队项目协作的需要。

Teambition 同时拥有网页， Mac/windows 和 iOS/安卓应用程序。Teambition 的基本功能是免费的，企业版需要付费，每年 249 元，付费版可以享受更多功能，如权限管理，企业周报，数据统计等。对于小型团队来说，免费版本已经足够了。

Slack

Slack 是企业内部通信协作工具，可以称得上是邮件杀手，其目的是把企业内部的所有交流方式整合在一起。Slack 有即时通讯功能，您可以直接与团队成员进行交流。此外， Slack 整合了超过 80 种工具产品，包括邮件， IM, Asana, Github 等等，这些工具收集的信息可以通过 Slack 整合到 Slack 中，从而实现公司内部所有的交流。此外， Slack 还集成了文件共享系统，包括 Slack、 Google Doc 和 Dropbox 中的文件，这些文件可以通过内置的搜索工具进行搜索。

Slack 同时拥有网页、视窗桌面、 iOS 和安卓应用。Slack 目前有免费版，标准版（每月 6.67 美元）和加强版（每月 12.5 美元）。对于小型团队来说，免费版本已经足够了。

Baklib

Baklib 是一款简单易用的在线写作工具，它可以在线制作产品手册，帮助中心， FAQ, Guide，知识库，产品介绍，开发文档，在线手册，发布在网站上，帮助团队协作，学习培训，文化建设，帮助企业数字化知识管理升级。

操作简单，十分钟就能建立一个网站（空间），二级域名的个性化设置，强大的在线编辑功能，可以即时写入，即使网页突然关闭，也能立即恢复内容，快速响应；对于网站（空间）的权限设置（私密性、公开性和口令存取），确保数据安全；内容展示界面划分了多个栏目，便于查看和管理内容；并支持多种设备在线同步编写存储；全文检索功能，快速查找所需内容。

Baklib 的线上宣传能力也很强，疫情期间，他不能出门见客户，那么该怎么跟客户沟通产品、介绍公司呢？Baklib 可以帮助创建产品手册和公司宣传手册，创建一个独立的网站，用户只需要把网站分享给客户，就能看到公司的产品情况，帮助客户进行线上营销。

以上就是我个人认为比较适合中小团队使用的协作工具，如果大家有其他适合中小团队的协作工具，欢迎留言。