通过明道云实现培训机构客户管理

文/明道云销售顾问 刘禹

随着国内人才需求激增，市场上的培训、留学机构越来越多。面对大量客户需求，大多数机构都会对系统化的高效管理有强烈需求。明道云作为主流零代码 APaaS 产品该如何构建一套完整的留学教育培训信息管理系统呢？让我们来看看吧。

一、需求痛点

作为一家留学培训服务机构，不单单需要将潜在用户挖掘、转化签约，更重要的是签约完成后长达数年的跟踪服务过程，其中涉及的服务阶段、服务人员非常多，用传统的 Excel 表格管理数据，会产生非常高的信息同步成本，并且在管理过程中还需对各个环节的成本时效、上下游转化做分析把控，因此对系统的数据、流程、结构等都有较高要求。

二、结构梳理

针对以上需求痛点，结合实际业务流程，可以提炼总结出整套系统中涉及的数据对象、流程、角色、统计等模块。

数据对象

以下几个对象是系统的关键的数据对象，通过对他们功能的明确定位才能够为系统确立好框架。结合方便快捷的关联记录等能力，实现对系统内数据结构的快速构架。

学生：作为整个业务中贯穿始终的对象，从最初的来源信息、学生基本信息、销售分配、学校报名信息、签约的订单、安排的课程、学生反馈等，贯穿整套系统的数据结构。

订单：签约订单作为服务阶段的里程碑，一方面需要对订单信息的记录，另一方面订单的建立确立学生从起初的服务跟进阶段转换为服务阶段，需要安排并管理服务人员、服务项目、服务反馈等内容。

任务：任务也是贯穿整个管理周期的元素，涉及客户的跟进提醒、签约后的收款提醒、服务开始后的各个服务环节提醒等等内容，而这些都是需要通过工作流添加各类触发条件以及分支判断等节点来实现的。

课程：在服务环节中，比较困难的对各个课程的安排、提醒、跟进与反馈，至少需要实现课程时间安排展示、老师课程提醒以及教学反馈等功能。

活动、渠道：此部分为订单的来源的部分管理，通过对市场部的活动以及合作渠道的管理，实现对学生来源以及转化的跟踪，判别哪种方式与模式更适合发展客户。

其他：还有很多细节的对象，例如对服务跟进、销售反馈、考试数据、学校信息、城市数据、教学团队信息以及费用报销支出的管理，设计环节相对单一还是比较好处理的。

角色

参与到整体系统中对数据和流程进行管理的角色类型还是非常多的，他们在不同的客户阶段对应不同的角色权限，并且即使在同一个阶段下，也有多个角色同时服务一位学生，至少会包含以下各类角色，结合明道云的角色权限模块实现了对角色权限的细致把控。

运营管理：统揽各个环节数据和信息，针对市场、渠道、销售、服务等各个环节的转化与支出等指标进行分析，更好提出运营意见，系统帮助其进行辅助决策。

市场管理：主要针对市场部举办活动的安排，包括新增活动、进程推进、转化线索入池、成本把控等，在系统中管理维护数据量和数据维度不大。

销售团队：主要负责签单的转化并对被分派到的线索进行跟进、阶段推进，完成从线索阶段、测评阶段、放弃阶段、签约和服务阶段的转化，需要在对应不同阶段中有相应的按钮动作来补充对应数据信息（例如考试成绩、监护人信息等）以及在不同阶段间进行切换。

教辅团队：在系统内对已签约的同学组织安排课程，并对学生上课情况进行跟踪反馈，统计分析上课效果。

教学团队：主要负责对安排好的课程进行充分备课，按时上课以及填写课程反馈信息即可，在系统内主要关注自己所负责课程的课表显示与修改。

其他角色：除以上角色外还包含行政、财务、管理层等角色，亦可考虑添加在系统之中，更多维度细致地管理业务信息。

流程

流程可谓是整个系统最为复杂的环节，由各个流程串起了系统内的各项数据与角色，在各阶段的任务分派、数据更新同步、时间提醒等场景中都发挥了不可替代的巨大作用。

线索跟进时效管控：为了更好的提升线索转化率，当销售人员被分配到线索但没有在 3 天内跟进，就清空销售，安排重新分配销售。

销售线索各阶段变化：通过在不同的阶段下配置对应可选按钮来改变对应线索状态，并在对应的阶段下衔接对应任务，如：测评阶段转为签约阶段，自动生成订单记录并推送给对应负责人完善订单信息。

自动生成定期跟进任务：线索未签约前向销售定期生成跟进任务，提高线索转化率。

其他流程：除此之外包含各类定时触发流程用于任务、考试、上课、反馈等场景。以及很多辅助实现订单关联学生，课程关联订单等辅助类型的工作流配置。

统计

统计图可以更直观的让决策者和使用者了解目前业务进展情况，通过各类指标数据做出判断，更有针对性的调整工作方向和节奏。

此项目中主要包含几类统计数据：

线索：各阶段线索数量占比、每日新增线索数量、销售漏斗转化数据、本月预计签约金额；

订单：本月订单金额数量、签约订单目前所处服务阶段；

任务：每日新增任务数、逾期未完成任务分布、每日新增行动数量；

课程：签约课程类型分布情况、每日课程安排数量、课程反馈评价占比、课程反馈数量；

活动：活动时间数量分布、活动转化线索线索数量变化趋势、新增渠道数量、单个渠道转化金额。

三、应用实例

基于以上梳理框架配合业务流程图开始应用搭建，我们来看看效果。

总览应用结构：分为学生、课程、市场、请款四个分组

学生信息

可以录入并查询到学生自身信息，以及也包含与之相关联的跟进、订单、任务、课程等信息。

课程管理

课程管理内包含课程的基本信息以及对应的反馈、任务以及订单信息。

市场管理

包含对活动、渠道信息的管理以及对应所带来的线索信息的统计管理。

请款申请

请款主要用于业务内部的付款报销场景，并且可以关联对应的活动、线索等，以便后续计算实际业务利润等，但不作为本期方案重点。

流程配置

此项目通过配置了近 60 个工作流实现了一个相对完整的管理系统，实现了多个环节的重点流程。

新建线索时，不是待分配，提醒分配留学销售或新建任务，并添加服务操作员。

通过在线索内勾选签约项目，工作流根据选择项目情况类型自动生成项目订单。

信息录入任务完成后生成下次跟进任务。

72 小时内完成线索阶段信息录入任务未完成时，自动放弃。

自定义动作这种主动触发的方式在线索阶段转换时非常适合

四、结尾

通过明道云零代码 APaaS 平台，我们实现了一个留学机构管理客户全生命周期的基本能力，当然在此基础上可以结合实际的业务细节不断丰富应用的功能。此应用精简版已上架至明道云应用库，《留学机构 CRM》，欢迎安装体验。

目前明道云已经支持用户上传应用了，想让大家也用上您搭建的应用吗，来尝试搭建上传吧。