如何为你的客户创建完美的 SaaS 产品文档

对于用户来说，如果没有产品宣传手册或帮助文档，使用产品似乎是一件不太容易的事情，尤其是如果客户对产品一无所知并且完全不知道如何使用它的时候。

在如今这个“智能社会”，如果客户仍旧需要通过电话或电子邮件向客服咨询来解决问题，那么毫无疑问，这将会流失很大一部分客户，因为他们会选择提供更简单方便且实用的产品服务。

那么如何解决这些问题呢？我给出的答案是使用 SaaS 产品文档 ，帮助客户自主解决在使用产品时遇到的问题。 

以下就是介绍如何创建产品文档：

什么是产品文档

产品文档是一种云信息资源，它解释了有关产品的所有内容，从它是什么、它的特性到它如何工作和解决特定问题。它是由产品文档软件构建而成的，是一个内容比较全面的文档，包括产品特性、使用案例和使用错误提示等内容，并使用丰富的文本、图像和视频组合进行解释。

产品文档的最终目标是帮助客户熟悉产品，能够用正确的方式使用它，并自行解决在使用过程中遇到的问题。 

产品文档的类型

产品文档主要有四种：

1. 教程

教程提供了对软件产品的快速概述，并指导用户了解其基本特性和功能，让他们有一个良好的产品使用初体验。教程主要是为首次使用产品的用户准备的。

2. 分步操作指南

操作指南在教程之前，因为它涵盖了使用软件产品的各个方面，它是教程的“高级版本”，引导用户完成使用产品或解决问题所涉及的每个步骤。

3. 说明

说明是带有描述的文档，它不提供流程。相反，它解释了产品的整个概念、创建它的环境、它解决的问题、它的结构、设计、编码和其他重要元素。

4. 常见问题

产品文档还可以包含常见问题及其答案，通常使用文本、图像和视频的结合来详细解释答案。 

产品文档中应包含哪些内容

产品文档涵盖了产品的所有方面，从产品的开发方式、功能到操作方式、解决的问题等等。例如： 

• 产品描述 

• 产品特点 

• 安装和设置过程 

• 产品使用案例 

• 与产品相关的风险 

• 常见问题 

• 视频教程 

• 故障排除提示和技巧 

• 产品截图

现在关于产品文档的基本内容已经介绍得比较清楚了，接下来我们就来谈谈产品文档的好处。

SaaS 产品文档的好处

1.缓解员工工作压力

建立良好的产品文档是帮助客户进行自助服务的最好的方式。随着客户变得越来越自力更生，他们在基本问题上不太需要专门的客服人员为其解答，这意味着相应的员工的工作量将会被大大减少，而原本用于回答重复性问题的时间和精力现在可以用于处理需要更多关注的客户问题。

2.改善客户体验

SaaS 产品文档指导客户了解产品的用途、解决相关的问题以及如何使用它。因此，无论客户是完全的初学者还是对产品有先验知识，文档在这两种情况下都能起到帮助。

3.增加文档曝光率

内容丰富并针对搜索引擎进行了优化的产品文档会产生更多流量并覆盖更广泛的受众。一般的浏览器喜欢高质量、关键词和相关性高的内容。如果文档中包含这三个元素并针对搜索引擎进行了优化，那么浏览器就很有可能会将其显示在热门搜索结果中，从而让潜在客户和现有客户能够发现文档。 

此外，创建可提供示例性自助服务体验的产品文档会增加客户满意度，最终提高转化率和实现业务增长。 

如何通过 6 个简单的步骤创建产品文档

1.了解你的目标受众

你的目标受众是谁？了解你的目标受众是创建好的文档的第一步。 

深入了解你的受众将使你知道应该在文档中编辑哪些内容，使文档内容与客户的需求保持一致。 可以通过收集和分析相关信息以确定目标受众，也可以直接询问直接与客户打交道的客服人员。

2.确定文档类型

下一步是确定你希望创建的文档类型，文档类型的清晰性也可以帮你确定应包含的内容类型。 

比如，如果你的目标是创建产品教程，那么内容将围绕产品的基本功能，由于教程是为初学者准备的，所以内容应该简单易懂。 

相反，如果你正在构建操作指南，重点将是教客户如何完成特定任务或如何解决问题。 

一开始就确定文档类型至关重要，这样可以保证后续内容创建可以顺利进行。

3.关注文档的架构

产品文档中的信息量很大，对于客户来说，一口气吸收这么多内容可能会吃不消。 因此，关注产品文档结构至关重要，你呈现内容的方式决定了客户浏览文档的难易程度。 

创建产品文档时，首先确定要包含的主题，然后创建广泛的类别及其子类别，在适当的位置添加操作视频和图像，以使客户更容易学习和解决问题。在主页中列出目录，这能够帮用户更好地定位到他们需要的内容。 

💡 专业提示： 可以选择使用在线文档工具来帮助你优化你的结构，例如 Baklib，提供了一些精美的产品文档主题模板，帮助你正确入门。因此，无需担心结构，模板会帮你做到这一点。

这就是产品文档主题模板的样子。

4.使用视觉效果获得更好的体验

产品文档不一定是纯文字，可以添加图像和视频来增添视觉效果，以保持读者的兴趣。 

添加视觉效果是改善客户解决问题和学习体验的一种行之有效的方法，当书面文本与好的视觉效果相结合时，它会迅速提高客户对产品的熟悉度，也使解决问题变得更加容易。

5.提供上下文帮助 

如果产品文档中出现专业性的词语，客户很可能会读不懂，这就会增加他们的使用难度，甚至无法解决问题。所以无论在哪里提到行话、技术概念或难以理解的功能，都要在文档中进行解释，便于客户使用。 

你可以使用工具提示、灯箱或弹出窗口等上下文帮助来解释客户不熟悉的术语和概念，在必要时提供额外的帮助内容，确保读者获得有关产品使用的全面指导。

6. 不断改进你的文档

创建产品文档的过程永无止境，这是因为文档随着产品开发和客户查询的变化而不断发展。而产品文档的目的是向客户提供最新的信息，以便他们能够成功地解决问题，所以，持续改进文档是关键。 

准备好创建你的产品文档了吗？ 

无论产品多么简单，大多数客户都需要一些帮助才能使用它，这是产品文档派上用场的地方。

按照上述步骤，可以立即开始使用你的文档。首先了解你的目标受众并确定要创建的文档类型，添加视觉效果，关注文档的架构，并通过新文章不断更新内容。这样，您你就会拥有一份随时可供客户使用的好的产品文档。 

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