有哪些方法可以提高企业的文档管理水平？

近年来，企业的数字化资产越来越引起人们的重视，不论是企业基本信息、年度报告等显性的信息，或是企业长期积累的工作文档、实践经验等无形的知识，都在企业的发展中起着不可替代的作用。

而在这些当中，文档管理尤为关键。

随着现代社会的发展，管理人员日益意识到规范化的文档管理对于企业的重要意义。但是，企业文档管理还存在着许多管理者必须思考的问题。

企业文档管理的痛点

1.碎片化储存

很多时候，企业文档都是散落在不同类型的职员的办公计算机和手机上，没有一个集中的总结和储存。这就造成了查找数据时，不清楚文档在哪里，老文档存储的地方记不清楚，查找速度慢，极大地降低了工作的效率。

2.文件授权不严格

大多数公司的机密文档都是允许极少数人分享和使用的，但在某些情况下，公司的内部合作外部合作都超出了传统文件的控制范围，影响了工作效率。而且，由于工作人员的身份不明，很可能会出现一些差错，导致关键文件被删除，到时候谁也查不到谁，只能怪自己运气不好。

3.缺乏文档分享和协作

在工作小组中，文件的修改一般都是通过 QQ，微信，电子邮件等方式传递，造成文件的多个不同的版本，所以在其它人员进行再编辑时，很容易分辨出哪个是新的，所以无法确保最新版的更新。

提高文档管理的管理水平

1.促进文档规范化

文档的标准化和规范化是一项系统工作。在推动文档数字化的过程中，应注重文档的标准化和规范化。在实施新的在线文档管理体系时，必须制订相关的工作管理措施，在整个工作流程中，要有详细的工作流程，要有清晰的职责，有严格的规定，才能保证整个工作的顺利进行。

2.数据真实性、及时性和完整性

无论是企业系统文档，研发文档，或者业务规划，都会随着企业系统，产品或者客户的需要发生改变。若不能及时地进行文档的修改，不仅会使资料与现实不符，而且还会使资料的传递不连贯、不能按时、耽误工作的进程，甚至会给公司带来经济上的损害。因此，各个企业要找到有效的方法来确保这些信息资料的真实、及时，使文档的功能得到最大程度的体现。

3.增强工作能力和强化训练

推行文档管理制度后，应进一步健全文档管理制度，引进奖励制度，以激发其生机与发展；同时，应强化文档资料电子化的有关操作训练，以提升文档资料的工作能力。

简而言之，在文档的电子化和信息化的管理中，文档的数字化是当前文档管理的一个主要内容。大力推进企业信息化建设、加强管理、完善管理体制、加强员工队伍建设，是促进企业实现信息化建设的有效手段。

采用适当的工具，可以极大地提升工作的工作效率。

Baklib 是一个通过 Baklib 在线知识库制作、高效编辑功能、集中在线存储和展示功能的公司和小组的知识库。该方法有效地克服了员工与公司在工作中存在的文档管理混乱和知识孤立等问题；节约成本，全面提升个人和团队的工作效率，高效的管理让工作更加简单。