如何优雅高效地管理公司文档？

随着生产力的发展和社会的进步，主要企业不断发展和完善。据了解，主要企业最头疼的问题是文档管理，不要低估文档管理，这是一项技术工作。

企业各部门、项目文档积累越来越多，缺乏分类管理，积累故纸堆，密封在角落，文档管理不仅要接收所有文件，还要分类或打印，查询也要用 excel 整理总结，文件不能直接用 excel 查询，最多做一个电子目录，包括大量的重复性工作，让文档管理人员抱怨，不可能因为麻烦而不整理文档，毕竟，这些文档是企业的重要财富，凝聚了员工的努力，花费了大量的精力和时间，代表了公司的研究成果、核心技术。

要高效管理各部门、各项目的文档，必须打破传统的文档管理模式，因为传统的文档管理模式主要面临以下四个方面：

1. 难以收集，难以收集文分散，数据来源多个系统，收集工作繁琐效率低。

2. 整理难，手动整理文档工作量大。部分文档容易丢失，造成企业损失。

3. 管理难，文档管理分类难。文档信息管理混乱，各自随意分类，使整理工作量大。

4. 使用难，文档利用效率低。文档搜索难，搜索慢，年份较老的文档不能重复使用。

因此，企业需要以更科学、更智能的方式挖掘数据价值，使多年来的项目、项目、设计文档存档，才能重复利用。

那么如何才能做好文档管理呢？接着往下看。

企业文档管理，需要注意以下这些问题：

1，文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内。便于查找。

2，清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容，便于查询。

3，文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本，要分清。

4，文档流通记录要记录。

5，文档电子备份。为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止文件丢失等意外情况。

6，文件管理者的流动管理。管理者流动，会造成文件管理的混乱，所以在交接时一定要交接好。

给大家推荐一个一站式文档管理平台 Baklib。

它为企业和团队提供了快速搭建知识库的 SaaS 工具，使用 Baklib 在线知识库制作、高效的编辑功能、集中的在线存储、展示能力。解决了个人与企业在工作过程中文档管理混乱、知识孤立等问题；降低成本的同时、全面提升个人与团队工作效率、高效的管理使办公更轻松。

Baklib 文档管理的特点：

1. 操作便捷、多端适配

• 无需下载，可直接输入网址，线上操作，线上存储。可分级分类管理文档，使文档管理更有条理。

• 操作简便，只需会简单的 word 技能，便能直接上手使用。无需任何代码基础，便能轻松建立网站，便于实时使用，随时分享。

• 支持多端适配，手机、ipad 上也能体验到如电脑般的流畅操作！

集中存储目录结构

Baklib 在文档管理上，呈现树形目录结构，分级分类管理文档。可无限创建自定义文件夹和子文件夹结构，可自定义知识体系目录排序。同时加入了标签管理功能让知识存储和展示更加尽然有序。

3. 易展示易搜索易控制

使用 Baklib 制作的知识库，最终会展示成为网页的样式方便查阅（通过站点权限配置可自由控制访问人群），在搜索上它提供了全局检索和结果高亮的功能，帮助用户快速找寻使用难题。

4. 易编辑易导入

编辑器上 Baklib 采用的是更易操作的 Editor.js 富文本编辑器与 Markdown，在确保易于操作的同时更是满足了运营到开发为他们提供了更舒适的编辑体验。支持多种文件上传，实现文档资料的快速轻松存储管理，附件上传中支持 Office 文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。

5. 数据备份

数据掌握在自己手上才是最安全的，一个好的知识库系统支持本地备份的功能必不可少。Baklib 对数据采用了双重密钥加密存储确保数据安全，同时文档发布可历史永久保存确保永不丢失、完整的操作日志方便团队与个人危险操作有迹可循。每一步编辑都实时保存云端，不用担心数据丢失，并且还支持多种格式的数据导出和备份。

6. 文档实时共享，多人协同在线编辑

支持多人协同编辑，最多支持 200 人同时编辑，管理员可为每个协作成员添加不同的权限，且每一篇文章都会显示被被哪些人员所编辑。

文档是企业的重要资产，一定要重视起来，进行好的管理，发挥它的作用。