写点什么

“打工人”都在用的邮件使用规范,入职 3 个月的 Java 程序员面临转正

作者:Java高工P7
  • 2021 年 11 月 10 日
  • 本文字数:689 字

    阅读完需:约 2 分钟

样例:


3.如何写问候语


4.如何写正文


样例:


5.必要的附件不能少


6.结尾签名


五、邮件怎么发送


1.发送抄送和密送


2.抄送多人时是的排序


六、自动回复


七、最最最最重要的




一、为什么要使用邮件


==============


  • 邮件相比于其他通讯手段,语言更加正式

  • 转发不会失真

  • 可保存,有文字依据和法律效力


二、邮件用来做什么


=========


  • 请求批示

  • 汇报工作

  • 信息发布

  • 事项确认

  • 传输资料

  • 事件跟进


三、用什么邮箱


=======


  • 一般公司会给员工专属的公司邮箱

  • 还没入职,尽量不要用 qq 邮箱,显得不正式

  • 如果有对外交流,建议用 outlook


四、邮件怎么写


=======


1.写作原则




  • 语言正式,用词准确

  • 不能出现错别字

  • 表达要清晰

  • 态度要客气

  • 字体微软雅黑,字号要有层次和区分,颜色要有区分,但一篇不超过三个颜色

  • double check


2.如何写主题




  • 主题不要空着

  • 主题不要过长

  • 一个邮件只有一个主题

  • 回复时要针对内容修改主题

样例:

【请审批】部门培训申请


【请确认】考试时间确认


【会议通知】XXXXX 在 XXXXX 召开 XXXX 会


3.如何写问


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候语




  • 多人用“大家”,“All”

  • 对外熟悉的带职务。“xx 总”,不熟悉的用 先生/女士,性别不要搞混。

  • 最简单 您好

  • 结尾: 祝好/祝工作顺利/BestRegards。


4.如何写正文




  • 说明身份

  • 说明事情的来龙去脉,但语言要简练

  • 说明最终的诉求

  • 要有分点说明,重点分明

  • 善于使用表格和图片

  • 一次把事情说完,不能像发微信一样

样例:


5.必要的附件不能少




  • 正文对附件的内容做简要说明

  • 附件文件命名规范

  • 多个文件要分类压缩成一个或多个,不要太多


6.结尾签名




  • 一般是个人信息,也可以写座右铭,公司口号

  • 字体与正文一致,字号稍小

  • 要根据发送对象适当选择

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