明道云 APaaS 实践将 GTD 方法落地

文/明道云销售部顾问 周子航编辑/蒋礼轩

一、什么是 GTD？

GTD 就是 Get Things Done 的缩写，是目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法。其意思是“把需要做的事情处理好”，由美国时间管理大师戴维·艾伦在《搞定》中提出。GTD 的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD 的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。读者们可以通过数据或者公开材料快速的理解整套简明的方法论。可查看知乎文章《逗总出品：GTD 最全面教程，从入门到精通》

二、为什么用明道云来做 GTD？

明道云是一套零代码应用平台，用于构建企业级中后台应用的工具，其核心在于解决数据管理和流程管理问题。在 GTD 这套方法论中，最重要的问题在于数据收集以及数据流转，这完全是明道云的拿手菜。因此，当我准备应用这套方法进行时间管理时，我就想做一套 GTD 操作系统了！目前市面上的时间管理工具非常多，多是以“清单”、“日历”的形式来帮助用户管理待办事务的。例如：滴答清单、四象限工具、时间规划局、苹果原生的提醒事项等。这些工具能在一定程度上解决用户的事务提醒、待办清单收集等问题。对于用户来说，使用这些工具，需要很强的自控力，并配合上自己的时间管理方法论来运用。不同用户都有不同的使用方式，用得好或坏取决于他们的认知。明道云是一套纯粹的软件工具，难以因为用户使用习惯而改变。现在！有了明道云之后，我们可以通过用户自身的创造力，将自己的事务管理想法落地。并且，这整个建设过程，无需写代码！

三、明道云如何落地 GTD 方法？

1、分析 GTD 方法

GTD 的核心方法就是收集、整理、组织、回顾、执行，这是一套非常完整、清晰、简明的工作流程。我们可以把这套流程理解为一套操作系统。就像手机的 IOS 和安卓系统一样，对于“一件事”的执行，每个人都有着自己的一套方法。GTD 就属于其中一套。我们仔细分析一下，在每个流程阶段，GTD 这套操作系统是如何对“一件事”进行处理的：

1. 收集：先记录所有的“事”。无论这件事会不会做，都收集起来，进入【收集箱】；

2. 整理：给【收集箱】内所有的“事”打标签，判断这些事情是一条信息还是某个任务。如果是信息，这条信息有没有用；如果是某个任务，这个任务会不会做，是近期做还是未来做；

3. 组织：将【收集箱】中打好标签的“事”放入不同的【行动库】中，例如待办清单、日历表、愿望清单、知识库等；

4. 回顾：在执行前对系统中的“事”做好执行准备，例如准备材料、定好出行工具等；定期对各个【行动库】中的“事”进行检查，清理；

5. 执行：Just Do it！别忘记把昨晚的事情弄清楚！

整个“事务”处理流程会经过 5 个步骤，除去了收集、执行，真正体现这套操作系统精华的是整理、组织和回顾。在实践中，通过工具做好这三步是十分重要的，这关系到整个方法是否能够很好地应用。我们用明道云搭建的这套操作系统，核心就在于解决这三个流程。

GTD 操作系统的基本流程可以这样表达

2、搭建 GTD OS

通过前文分析，我们的 GTD OS 至少需要以下功能，左侧是需求描述，右侧是明道云实现逻辑。

对明道云非常熟悉的朋友应当能依据此需求，快速构建这套操作系统了。这一套实现逻辑是以下大家可以看到的结果。至于为什么需要这样来实现，有没有其他方式，可以关注下一篇原理篇的文章，这一次我先带领大家看看可用的 GTD OS 长什么样！1）收集箱（收集）

我们需要一个收集箱/InBox，只要有任何的想法，就可以写入收集箱中，清空自己的大脑。收集箱信息的录入只需要一句话，简单、明了！

录入收集箱的信息，可以在“InBox”视图查看

录入时，只需要填写一个字段信息

2）行动库（整理与组织）

按照可能涉及的行动性质，我设计了“日历”、“执行清单”、“项目清单”、“愿望清单”、“等待清单”等行动库，便于把不同的“事务”归类。

各行动库排列在一起，便于切换查看

通过设置“自定义动作”，点开 InBox 中的“事务”后，就可以直接对其打上变迁并分类

通过“日历”视图，把有计划时间的“事务”放在日程表中，计划事项尽在掌控

3）提醒与关闭（回顾）

对于收集箱或者行动库里面的“事务”，我们设置行动提醒功能以及关闭功能，便于我们在执行前进行回顾。有些事情是计划某时间做的，就需要提醒；如果某些事情不再需要执行了，就可以关闭。

对有计划时间的项目可以进行提醒，对于不需要执行的则关闭

4）处理（执行）

经过了前四步，就是最重要的“执行”了，清空你的收集箱和行动库吧！

所有完成的“事务”都在这里，享受这一刻吧

3、持续优化

系统的构建离不开持续地优化，而明道云在优化升级方面毫不费力。在实践过程中，我也尝试做了一些使用优化。例如制作一个操作台，便于快捷地添加和查看事物，配合上 iOS 的小组件，显得十分易用。计划时间提醒在 GTD 方法中本是不存在的，但我也加上了，也是为了迎合实际的使用需要。

iOS 的小组件，提升了录入和查看信息的效率

我还计划在这套系统中加入习惯、重复性事务提醒等功能。这一块需求还在调研中。如果大家有个人事务管理的需求，都可以给我留言。我将用最简便的方式加入该操作系统，在保证系统易用性的情况下，增强系统能力。

四、如何用好这套 GTD OS

一套工具有两个宿命，第一个是被很好运用，大放异彩；另外一个则是被抛弃。被抛弃的原因有很多，可能是工具不好用，亦或者无法满足需求。但使用者无法用正确的方式使用，也是一个重要原因，特别是对于原本带有方法论的工具来说，更是如此。如果你也想使用这套 GTD OS，有以下一些“用户须知”需要留意：

1. 先严格执行方法论中每一个步骤，收集、整理、组织、回顾、执行；当对这个流程熟悉之后，再进行自我优化；

2. 收集阶段，一定要讲所有的，脑子里想的事情及时记录，这样才能达到清空大脑的效果，记录的过程最好不要超过 3s；

3. 整理与组织阶段，定期的进行整理，形成习惯，可以是一周、一天、或者半天。这是一个主动行为，而不是被动的；

4. 回顾阶段，同样需要定期回顾，将已经执行的进行标记、未执行的则关闭。同时为执行做好准备工作；

5. 执行阶段，执行完成后及时进行标记；

6. 反复优化自身行为。

一开始，也许会忘记收集“事务”，或者忘记进行整理、组织与回顾。这无需担心，坚持使用这套方法，形成习惯，它将有效的帮助你提高自己的工作效率！

五、结语

明道云是一套模型驱动的应用平台。在这个系统中，我运用到了“工作表”来收集和存储“事务”。通过“视图”标记了行动库类别，还设置了依据计划时间来自动提醒的“工作流”。这些模型组件，可以灵活的实现一套系统的建设。此文中，我带大家看到了 GTD OS 的落地成果。但为何如此设计，或许大家也有疑问。未来，我将给大家带来 GTD OS（原理篇）的讲解，与大家分享如何结合明道云提供的模型来设计信息架构、建立数据模型。