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打造数字化工作平台,提升内外协同效率

作者:神奇视野
  • 2022 年 8 月 19 日
    海南
  • 本文字数:2008 字

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近年来,受疫情的影响,远程办公市场需求集中爆发,协同办公系统逐渐成为各行各业的办公标配,很多企业也通过协同办公这个突破口,走上了数字化转型之路。



深圳九方软件有限公司(以下简称:九方软件)是一家专业从事 CAD、CAM、CAE 计算机专业工具软件销售及服务的企业,面向工业、建筑等行业提供专业软件销售和服务。在其日常工作中,存在三个较为典型的痛点:一是九方软件员工分布在各地,如何实现人员之间的高效协同,还经常要去外部企业和客户沟通;二是对审批效率要求较高,希望能做到随时申请随时审批;三是日益增长的客户在线培训和项目协作需求,对线上会议的响应速度、协同到位,材料的准确管理、追溯等提出了更高的要求。


在当前数字化转型浪潮和疫情影响下,九方软件结合自身特点,主动应变,与 WeLink 合作,协力打造数字化会议空间,提升内外协同效率;将流程和管理数字化,差异化管理,提升流转效率。


端云协同会议,内外部沟通无缝流转****


九方软件汲取华为“数字化会议空间”理念,结合华为云 WeLink 和智慧屏,改造会议室,将线下会议室改造成数字化作战室,并同步建设“线上数字化会议室”,实现会议全场景的精益协同,有效支撑了内外部高效协同。在内部会议方面,通过数字化会议空间,实现高效管理会议材料和任务分配,智能化安排会议,自动输出会议纪要。会议大屏还支持 WeLink 扫码投屏、共享材料,手写批注会议材料,最大程度激发团队效率与创造力。此外,外地员工也能够随时在手机、平板、电脑等终端使用 WeLink 接入会议,实时沟通,无边界协同,快速进行决策。




针对跨企业会议、客户沟通会等外部会议,九方软件通过 WeLink,与外部企业及客户进行实时沟通,外部企业人员和客户也能便捷加入本公司会议系统开会并共享材料,加快业务沟通,提高合约签约效率。


高效处理流程,支撑业务拓展****


九方软件作为一家销售导向型企业,业务流程繁多且复杂,对业务处理效率也有很高的要求;同时存在较多异地办公情况,如果高效管理外地员工和业务,也是一大考验。为此,九方软件将流程审批、工作汇报等高频业务统一到 WeLink 平台,实现互联互通,数据共享,有效提升流程流转效率。通过 WeLink 智能审批平台,九方软件所有审批流程都能在 WeLink 上发起,全部审批节点清晰可见,审批耗时也一目了然,更可以一键催办;审批方也可以在手机上随时随地进行审批,加快流程流转效率和文件签批效率。




通过 WeLink 工作报告,业务人员每日在手机上记录工作内容,记录每一个业务拓展进度,还可一键提交领导查阅,加快对齐工作进展,减少信息差,出差在外的员工也能及时反馈工作状态。


智慧化考勤,实现差异化管理****


作为销售型公司,九方软件员工出差频繁,如何对员工进行人性化考勤管理,提升员工的满意度,激发工作动力,成了九方软件面临的又一大难题。基于此,九方软件采用 WeLink 智慧考勤系统,为不同业务人员设置不同考勤组,实现内外勤差异化管理。九方软件将日常考勤管理分为两种情况,一种是日常考勤管理,另一种是外勤人员考勤管理。针对日常考勤管理,九方软件通过 WeLink 智慧考勤系统设置固定打卡地点和时间,员工在办公点使用手机即可快速完成打卡。




针对外勤人员考勤管理,九方软件使用“WeLink 审批+智慧考勤系统”,高效管理公司外勤人员,员工通过 WeLink 审批,发起外勤审批流程,报备工作计划和目标;同时为外勤人员设置自由打卡考勤组,员工到达客户场地后,进行手机签到,及时跟踪任务完成情况。


在线文档,高效协作利器


在日常工作中,九方软件有大量文档资料需要流转,如企业信息收集表、销售进度表和客户信息表。在过去,这些文档只能通过 U 盘拷贝、在线发送等方式进行流转,效率低,还容易造成文件外泄,此外,传统文档无法协同编辑,协作效率也无法保证。为提高工作文档流转效率和协作效率,九方软件采用“WeLink 在线文档”,实现安全流转和高效协同。通过 WeLink 在线文档创建工作文档,可以邀请同事同时编辑同一个文档,群策群力,实现高效协同,文档编辑完成后,直接通过群聊、邮件发送给同事,全程安全流转,重要信息不外泄。



除了文档协同和流转,九方软件还将 WeLink 在线文档作为管理工具。销售主管可以通过在线文档,收集业务人员销售进度,业务人员实时动态更新实时销售进度和任务完成情况,销售主管实现高效管理销售进度。业务人员也可以通过在线文档创建客户信息资料,在手机、PC、平板等多终端随时编辑和查看,客户维系更轻松。


持续合作,与客户共赢****


九方软件将秉承全力以赴、精益求精的理念,综合发挥 WeLink 的优势,进一步拓展和深入不同业务领域,在新产品线引入,服务实施项目和重要客户管理等业务领域,持续与客户加深合作,实现共赢。


深圳九方软件将 WeLink 作为业务的统一入口,将审批、工作报告、文档管理等高频应用统一到 WeLink 上,同时借助端云协同会议,实现不同业务的顺畅运转和跨部门、跨地域之前的无缝协同,让业务更流畅。最终通过使能业务、赋能员工,激发灵感和创造力,实现销售业绩的不断增长。

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