如何提高远程办公的效率？| 社区征文

远程办公原本只是少数人的工作方式，但在疫情期间，大多数人不得不选择远程办公。对企业和员工来说，远程办公各有优缺点。而想要提高工作效率，就是了解其优缺点，然后针对性地做改善。

远程办公的优缺点

对企业来说，最大的好处是：降低成本。

对很多企业来说，人力成本 + 办公租金是最大的成本。疫情期间，很多实体店做不下去的原因就是没收入，但员工的工资、办公场地的房租还得交。但如果企业的员工可以远程办公完成同样的事情，那么房租成本就省下来了。而且，因为是远程办公，企业可以进行异地招聘，可选择的人员变多，成本也更低。

对企业来说，最大的坏处是：员工的工作效率很容易变得低下。这种新的协作方式对员工和管理者都是一个挑战。

所以，总的来说，企业并不是不愿意大家居家办公，而是担心大家的工作效率太低，导致企业经营状态更加困难。

对员工来说，最大的好处是，减少了通勤时间，可以更灵活地安排自己的工作。

对员工来说，最大的坏处是，工作效率可能会变得很低。首先，沟通成本增加了，因为远程沟通，很容易导致理解上的错误。同时，虽然可以灵活安排工作，但工作与生活完全混合在一起，稍微不自律，就很容易浪费时间。给人一种感觉，一天都处在工作中，但任务还是一直完不成.....

为什么远程办公效率这么低？

你可能会有疑问，为什么远程办公效率会这么低？

根据周边朋友的反馈和我自己的经验，我觉得主要原因有三个：

1. 家庭琐事的打扰。特别是有小孩的家庭，在居家办公期间，会经常被一些杂事打断。

2. 没有了工作环境的这种氛围，很多人就很难进入工作状态。或者说，没有了压力，少了监督，人就自然多了一些放纵。就好像平常我们去读书馆，就会自然地轻声说话，但现在让你把家里当做图书馆，你还能做到轻声说话吗? 据我了解，很多人在居家办公的时候是会玩游戏的，我相信在办公室你是不会这么做的。

3. 居家办公确实不便于协作，这是客观现实。虽然现在很多办公软件在试图解决这些问题。但只能改善，不能根本解决问题。比如，在办公室里，我们有个什么灵感，转身就可以找人探讨。远程办公总是没那么方便，你不可能央求对方实时在线。再比如，请人帮忙的时候，你面对面请求，跟远程沟通请求，很多时候基本是两个结果。

如何提高远程办公的效率？

知道了原因，我们就可以针对性地想出一些提高效率的办法。

首先，居家办公的环境特别重要，如果有条件一些要把工作区和生活区区分开来，在办公区就只办公，平常穿什么衣服上班，在家也穿什么衣服。平常什么时候开始办公，在家也什么时候开始。

其次，要写工作计划。最好是每天写日报，并严格要求自己按时完成。最好是能提前完成。不要让自己的工作影响到项目的整体进度。

对于管理者来说，为了更好地协作，要建立一些制度来保证项目的运转。

一、 建立晨会制度

每天早上上班时间开启视频会议，要求大家着装正式。不同于站会，我觉得远程的晨会可以多讲一些。正常站会我们只讲三件事：昨天的工作完成情况、今天的工作安排、遇到的困难或者需要的帮助。远程晨会，除了这些，管理者还要每天强调本周的工作重点，以及每个具体问题的解决解决方案。把问题责任到人，每天披露一下昨天问题的进展。

也有一些公司除了晨会，晚上快下班的时候做汇报会。我有朋友说他们试过效果并不好，很多同事在白天确实会受一些因素导致当日工作不能按时完成，只能在下班时间点之后找时间赶上来。所以这个晚汇报，大家可以根据自己的情况选择做不做。

二、善用一些协同办公工具

有一点是管理者一定要做的，那就是把所有的线下数据都存储到线上。不要出现某某资料只存在某个同事电脑里，要用的时候怎么也找不到的情况。我们要善于利用一些工具，比如文档就可以存储在腾讯文档里，这种支持多人同时编辑的工具很好用。

除了这个，还有很多可以提高效率的工具。比如项目协同工具，用 teambition、worktile，它可以通过可视化的方式展现团队的工作成果。同时跟项目相关的信息也可以做到快速的查找。相比微信群会方便很多。

还比如飞书里有个飞阅会。这是飞书的一种开会方式，在会议开始之前，大家先一起阅读十五到二十分钟的文档，并且把想到的问题在文档上标注出来。等大家阅读完之后再开始讨论。

我对工具的理解是，把那些员工日常要做的，比较费时间的事单独拿出来分析，看看有哪些工具可以提高这方面的效率。如果有，管理者就应该尝试引入。

三、建立值班制度

值班并不是要求你 24 小时在线，而是某个员工发现什么问题，知道要去找谁反馈。在小公司里一般是固定那几个人员。我们可以把反馈问题做成一个标准的清单。比如：

1. 反馈问题的格式：问题是怎么发生的；我做了哪些动作，得到了什么结果；需要什么帮助?

2. 在群里反馈问题，并 @对应的负责人。

3. 重大问题或者长时间负责人没回复可以 call 负责人电话。

4. 负责人联系不上，可以联系 xxx

值班制度不仅仅是让人解决问题，还需要培养员工建立对事负责的思维，不管是谁，只要发现问题，都应该及时把问题反馈出来。

四、搭建问题清单库

员工遇到问题，其实很难通过远程沟通来解决。尤其是远程办公的情况下，很多时候只能靠员工自己琢磨。我能想到的一个可以解决部分问题的方法就是搭建属于技术的问题清单库。

问题清单库原本是作为公司沉淀技术成果的工具。可以保证其他员工遇到相同的问题时，能够很快地根据问题清单而解决。问题清单库的搭建并不麻烦，每个同事在遇到某个比较棘手或者花时间比较多的问题时，可以把解决步骤用文档的形式写清楚，就像写帮助文档一样。只需要统一格式，支持关键字搜索即可。

五、多问员工，如果今天你不忙，你会做什么？

这是对齐目标的一种方式，也是培养员工主动思考的方法。只要多思考，才能独立思考。

六、管理者要多找机会和员工进行"闲聊"

闲聊不带有什么特殊目的，可能只是简单地问候一下最近小区的疫情严不严重，家里的生活物资够不够。有困难的，公司能给与些帮助就帮助一下。说到底，员工如果打心底里认同公司，认同公司做的事。效率才会高。

以上，是我对远程办公的一些经验分享，欢迎留言与我交流。