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如何管理您的知识库?

作者:Geek_da0866
  • 2022 年 8 月 16 日
    四川
  • 本文字数:1174 字

    阅读完需:约 4 分钟

什么是知识库?


让我们从头开始。知识库允许您在集中式中心存储、共享和维护信息。


那么,知识库软件如何适合您的知识管理策略呢?一个很好的问题。


存储。这些信息不是孤立在某人的 USB 记忆棒上、埋在没完没了的电子邮件对话中,也不是在您不再使用的项目管理软件中。知识库使您可以轻松获得概述和查看信息 - 特别是如果您选择具有出色搜索功能的知识库。分享。您的文件可能存储在一个位置,但这并不能将其变成免费的信息自助餐桌。相反,您可以管理访问权限并查看谁有权访问和访问了特定文档。只需单击几下,您就可以快速共享文档,而且始终是最新版本。维持. 当您在电子邮件线程中搜索正确的报告时,很容易意外选择错误的文件。通过使用分析,您可以添加和编辑信息以及查看需要填补的空白。


管理知识库的好处


定期维护知识库可以获得的一些好处包括:


清除过时信息时降低错误风险为客服人员节省时间,因为您提供易于理解的公司和产品信息。通过基于分析和反馈创建新文档来减少不必要的工作——为了信息而避免信息。通过深思熟虑的数据库满足读者的需求,提高客户满意度。通过定期维护您的知识库,降低对数据库大修的需求。


如何管理您的知识库


让我们看一下创建和维护强大知识库的一些最有用的策略。


为您的知识库选择正确的设计


无论您是从头开始建立知识库还是审查您的设计以进行改进,您都需要特别考虑两件事:内容层次结构和界面。


内容层次结构


您的内容层次结构是您向读者呈现信息的方式。是否易于概述和理解?您还可以通过添加相关内容的链接来引导读者体验。


干净的界面


外观与公司品牌一致,知识库与公司网站的其他部分很好地集成在一起。


分配用户权限


管理访问权限是确保您的知识库安全并仅与合适的人共享的关键。


如果您正在创建一个外部知识库,那么您很可能希望让每个人都可以访问它。另一方面,如果您要创建内部知识库,则需要根据团队、角色或管理级别来控制访问。


衡量文章的有效性


您可以通过多种方式收集信息,以了解您的知识库内容的有效性。对于您的内部知识库,您可以直接向团队成员寻求反馈。


您是否使用外部知识库进行客户服务?然后与您的支持团队联系,了解他们经常遇到的问题。这些问题是否得到了回答,或者回答得足够好?客户对知识库有什么反馈?


添加和改进知识库的内容


您是否使用您的知识库与员工或客户共享支持文章和信息?然后,您需要考虑一些事情来改善用户体验。


添加其他知识库文章


改进知识库内容——以及用户体验


删除过时的信息


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