在线办公时代，企业如何选择一款合适的文档管理系统

企业的文件、档案作为信息的载体被广泛使用。在纸质办公时代，企业员工需要耗费大量的时间和精力去撰写、打印出文档来记录商业活动中的大小事项，这些脆弱的纸张记载着企业活动的动态，是企业发展过程中的重要参考对象。

时过境迁，在踏入信息化社会后，无纸化办公逐渐取代了纸质办公，纸质文档逐渐向电子文档过渡，曾经塞满了数以百计、千计文档的档案室也一步步压缩成了一个个图标的文档，解决了纸质文档难以保存、存储空间大及难以检索查阅的问题，提高了员工工作效率和响应速度。

但电子文档并不是万无一失的，如果不将电子文档分门别类存储，一样会影响检索查阅的速度，误操作也容易使文件丢失、损坏。且无论是上传到云盘还是保存在本地的文档，都过于分散，不利于企业集中管理文档。

所以企业要挑选一款适合自己的文档管理系统，做好文档管理。如何选择一款文档管理系统？这就是本文将要探讨的问题。

什么是文档管理系统

文档管理系统是一个专门对各类文档进行智能化管理的安全平台，在这个平台上，每一位用户都能获得在部门间和企业中跨越地理界限地创建、编辑、控制版本、共享、跟踪、审批、发布、封存和保护信息的功能。凭借这个开放的、可伸缩的、全面的以及基于标准的系统，企业能够拥有高质量的以及易用的工具，以有条理的方式来管理海量的信息。员工间的、业务伙伴间的和客户间的协作能得到极大的提高，企业疫能对信息和业务流程的完整性进行全面的控制。

如何选择一款文档管理系统

一款好用的且品质优良的文档管理系统，不仅具备着安全控制、高速便捷查找的功能，还具备着文档实时跟踪和版本控制等高级功能，也正因如此文档管理系统成为各大企业以信息化助力升级的选择，那么企业又该如何去选择一款合适的文档管理系统？

一、看企业需求

我想无论对于哪种企业来说，在选择一款文档管理系统时，首先就要考虑本企业对于这种文档管理系统的要求是什么，要达到什么样管理程度和效果，因为每款不同的文档管理系统其都有自己的特色功能和应用领域，所以企业管理者因从企业需求入手再从中择优。

二、看产品品质

毋庸置疑对于文档管理产品来说其品质是首要的，而这所谓的品质涵盖信息的安全性、功能的全面性、系统的稳定性、操作的方便易用性，当然文档管理系统对于企业而言其重中之重还是它的稳定性和安全性，这也是企业在选择文档管理系统时必须要关注的一点。

三、看服务保障体系

任何一款技术先进的文档管理系统或软件，它的服务体系都非常重要，这也是商家诚信的一个重要标志，如果文档管理系统的厂家没有很好的服务意识、不具备很好的服务能力，那么再好的文档管理系统也无法发挥出它应有的那种功效。

综上选择一款合适实用的文档管理系统，一方面就要从企业的需求和实际情况入手，另一方面要从产品品质、服务商的保障体系入手，当然一款好的文档管理系统，还应该与企业共同成长的同时保持发展，保持更新，具备持续不断的为企业提供新的技术、新服务的功能。

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