举办线下活动现场管理需要注意哪些事项?

最近参加一个中等规模活动的现场直播和 IT 系统支持的项目，今天参加了会议结束后的复盘会，学习了看似简单，其实执行细节繁多的线下活动现场如何统筹管理的内容，收益良多，做一下总结，供自己和大家日后借鉴。

这次会议出现的主要问题：

1、有责任心但没有实操经验

本次服务人员到现场是属于充分的，每个人都是有责任心，但有很多新人，没有实际接待经验。

2、关键领导缺少一对一的陪同入会场

3、关键人员没有按约定到场，信息没有及时同步到邀约人

4、签到后没有专门人员指引客人办入住和引导到会场

5、活动早上开始，工作人员大部分都 9 点左右才到现场

6、部分工作人员没有挂工作牌

7、缺少从酒店门口，电梯口，会场沿线的全旅程指引牌，关键路口无专人指引

8、礼品袋有主要意义礼品信息，缺少同步给主持人增加介绍环节

9、邀约人员没有到齐，定的酒席没有及时推掉，导致了浪费

10、现场有个会场投影效果差，分辨率低，一个会场缺少激光笔得工作人员协助翻页

等等

解说千遍不如一次演练

活动前负责人制定了详细的计划，同时也在群里和邮件给大家同步了详细计划表，但实际还频频出错。这次活动缺少团队所有成员的到现场提前演练，是中间环节出现问题的核心原因。任何计划表和会议上的讨论，都只是纸上谈兵，一次真实的演练才是破解问题的钥匙。

再小的活动，都需要彩排，都需要测试的。

定岗定人形成 SOP

人员分工安排，定岗定人，形成小组，并根据此形成 SOP，明确每一个人具体的工作内容，得培训，的提前演练，建大会统一指挥群。即使是新人也能通过演练熟悉工作内容，本来现场管理的细节不在难，而在于细节繁多，是否熟练和灵活应对。一次的瑕疵，可能就导致与会者，下次就不乐意参与了。SOP 不仅仅有每个人是操作规范，还需要有执行落实的检查清单。

会前踩点

演讲嘉宾签到后，邀请关键演讲嘉宾，到会场现场查看会场情况，测试 PPT 版本和音效效果，让嘉宾熟悉场地和设备，帮助嘉宾最佳效果发挥。也一定要求主持人去走场，演讲者在陌生环境中容易导致思路中断，会前提前踩点确保整个会场每一个人可以验证并调整自己的心理预期。

协同第三方供应商

有一些服务是第三方提供的，需要再三确认供应商的对接人，并做检查

细节！细节！细节！

不要想当然的认为所有人都知道在哪个餐厅吃饭，需要坐哪一桌

不要想当然的认为所有人都知道要进哪个会议室，那么多会议室都在开会，都是类似的牌子，并不是每个人，都能迅速辨别，

不要想当然的认为所有人都知道怎么从大堂的签到处，怎么走到会场

不要想当然的认为所有人都会看礼品袋里有什么资料和礼品，随手丢弃是很多人的习惯

及时所有人都知道，但在现场的陪同、引导、讲解是可以极大提升与会者的体验和感受。

可能是一个微笑，一个仪式感，一个温暖的小礼物，让与会者感觉我们是贴心的，我们是专业的，是值得来参与的。

别忘了开会的目标

每场会议都有目的的，会议环节的设计需要指向我们组织会议的目标，是讲课的效果，还是达成资源的合作，还是引导签约等等，会议需要有明确的目标 KPI，及时复盘目标的达成和会后的继续跟进。

不是每个人都有机会参与一场大型有意义成功的大会的，在这个过程中，是可以统筹的，可以提升效率的，尽量不要去留遗憾。

以上供大家组织线下活动和会议时参考。