如何进行高效简洁的电子文档管理

电子文档知识库管理：项目数据每年正以成倍量级递增，而这当中非结构化数据占比约 80%，并且项目员工时长都需要调阅这些文档数据。但传统的纸质文档具有耗费大量人力管理，且不具备大文件、海量文件处理能力，导致使用体验不佳，无法良好的管理企业知识资产。

所以对于企业来说，做好电子文档的管理是十分重要的，那么如何进行高效简洁的电子文档管理呢？

电子文档管理存在的问题

管理不同步

办公自动化系统在设计时缺少了档案工作者的前期参与，电子文档从形成到积累最后到归档过程中没有明确统一的制度规范，导致工作人员在开展工作的时候随意性过大，造成了电子文档的归档不完整。

真实需认定

由于信息技术更新过快，电子文档永久保管难度大， 电子文档的真实性、完整性和可靠性缺少有效技术支撑。由于电子文档信息易更改、易复制、易传输，给电子文档的真实性、完整性带来极大的冲击。

缺乏专业人才

从目前的情况来看，很多负责电子文档管理的工作人员仍基于纸质档案的管理经验，而对电子文档的管理水平和效率不高，对档案信息化技术管理和计算机相关设备知识的掌握仍显不足。

安全性需加强

网络环境对电子文档信息安全构成威胁。电子文档管理过程中，必须以信息安全为前提，加强防护软件、访问控制技术、病毒拦截等信息安全技术的应用，确保系统、网络、数据库的安全 。

尚未实现共享

目前，各单位自动化办公系统和单位内各系统之间， 自动化程度参差不齐，无法兼容，大多数软件使计算机成为了检索工具。如此以来，信息资源的共享和真正的自动化管理就无法真正实现。

法律效力未明确

电子文档因为灵活性的特征，且由于计算机发展技术及观念上的原因 , 电子档案的法律效力没有明确规定， 现阶段要想具有法律效力尚存在困难。

文档管理要点

一、简单的操作模式

很显然，每个人都很喜爱文档管理系统在操作方面有很好的便捷性，这样的系统方便更多人操作以及惠及到更多岗位的工作人员，另一方面这样的文档管理系统对提升相关的工作效率也有至关重要的作用。

二、规范的管理方法

与此同时我们也发现了好的文档管理系统还有着非常规范的管理体系，多种优质的管理方法在该文档管理系统的应用带给了人们专业的管理知识，也培养了更多员工关于文档归类管理的意识。

三、强大的安全性

相信不管是个人还是公司都希望文档管理方面要注重安全性，而优质的文档管理系统在安全方面的研究和实行做得非常扎实，具体表现为文档的误操作以及安全防护能力提升很大。

电子文档管理方案

统一电子文档管理标准，制定科学规范的工作流程档案部门要从电子文档生成、文档收集归档、文档保存利用等各阶段全程指导和控制管理，对电子文档的命名分类、登录著录、收集归档、保密维护等制订有效的管理措施，实现电子文档形成归档及查阅利用等各环节的运作和管理均在档案部门的统一监督指导下与档案管理同步发展。

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