工欲善其事，必先利其器。 谈谈如何用工具来提升自己的工作/学习效率。（以下仅对我熟悉的工具做评论和推荐，有更好用的工具欢迎推荐）

ke 学上网

因为有防火墙的存在， 在国内，谷歌还有各种国外信息网站，正常都无法打开。这意味着，你开眼看世界的门关掉了一扇， 很多优质的信息你无法正常获取。 还好有需求就有市场，有人针对防火墙，发明了梯子，也叫 V 屁恩。通过它，你可以正常访问谷歌等网站。

由于内容敏感， 这里不能展开。 大家自行到 github 检索，有大量内容可以参考。

资料收集

搜索引擎

国内第一大搜索引擎是百度。不得不承认百度是一个非常优秀的广告和娱乐搜索引擎, 但是如果你要更高效的查找正经的资料，建议用谷歌，应用尽用。怎么连上，参考 ke 学上网篇。

谷歌 google.com 是一款强大的搜索引擎。你可以用它来做很多事情，甚至包括查找网站漏洞和泄露的敏感信息。

要学会高效的使用谷歌，还要学会它的语法，比如：

• 用 site 指定网站检索

• 用*替代某些词进行模糊检索

• 用 filetype 来查找特定格式的文件，比如 pdf 和 word 文档

• ....

更多技巧请搜索“google 使用指南”

知识采集

大家平时看到一些好的文章，想保存下来，怎么办呢？

一些知识笔记类的工具都提供网页采集功能，比如我之前用过为知笔记，印象笔记和有道云笔记。 不过我最近试用了一款采集工具之后就被圈粉了，这款工具就是 pocket。

它提供的功能很简洁，也很实用，比如以下的几个功能：

• 永久保存网页内容

• 给内容打标签

• 提供文字朗读功能

pocket 应用下载链接^[1]

文档处理

截图 &录屏

截图算是工作中用到的最高频的功能之一了。 平时经常用截图反馈问题或者做简易教程。

对于简单的需求，系统自带的截图功能已经够用。但是系统自带的功能往往没有贴图，做标注，打马赛克，截长图等实用功能，这时候就需要寻找第三方工具作为替代。

截图工具目前我用得比较多的是：【iShot】iShot 堪称 Mac 上最好用的截图工具。 提供了很多高级的功能，比如：

• 提供长截图，滚动截图，延时截图功能

• 提供马赛克，箭头，局部高亮等标注功能

• 提供贴图功能，这个就是把剪切板里的图像通过快捷键钉在屏幕上，方便后续查看和使用，这也是类似「Snipaste」的亮点功能。

• 提供录屏功能

• 小彩蛋功能： OCR 功能很好用，截图了可以直接提取图片中的文字

同类工具推荐：

• FastStone Capture^[2]
  

PDF 处理

说到 PDF 文件处理，比如 pdf 编辑，合并，拆分，裁剪等，大家可能第一时间想到的工具是 WPS, PDF Reader 等工具，这些工具提供的功能很优秀，唯一的缺点是部分功能收费，功能也不够全面。 下面推荐的这款工具，不但功能全面，而且所有功能免费，还有离线使用。 这个工具就是 pdf24 tools^[3]

它提供了包括 pdf 合并，拆分，编辑， 加解密，提取，转换等 24 个 pdf 工具，基本涵盖了绝大部分的 pdf 处理需求。

这个软件支持离线安装，在本地进行处理文件，不需要传到云端。 不过目前只支持 windows 版本。 不过如果你不介意文件存储在云端，你也可以使用它的在线版本https://tools.pdf24.org/zh/creator。

绘图工具

画流程图 &架构图，你一般用什么软件呢？ 传统用的比较多的是 visio，但是我个人觉得 visio 不好用，平台单一，体验不好，里面的图标库也很陈旧。

我喜欢在[processon](https://www.processon.com/ ‘processon-免费在线流程图思维导图平台’)这个网站上画图。

推荐的理由是：

• 可以多人实时在线协作

• 网络模板丰富，可以一键复制

• 更新的图标素材

processon 有免费版本，但是高频使用者还是需要付费才能获得更好的体验。

无论是 visio，ppt，还是 processon，都是可以胜任架构图绘制的。但这里要推荐一款更强的工具，这款工具不但功能全，而且还免费开源，适用全平台。这款工具就是 draw.io^[4]

如果你想离线使用，可以下载客户端，支持 Linux，MacOS，Windows 等系统。 draw.io 安装包下载^[5]

此外， draw.io 还提供了各种 IDE 插件，支持与主流的 IDE，比如 vscode，jetbrain 集成。

功能上大部分的绘图软件一致，可以支持各类流程图，架构图绘制。

阅读

除了纸质书外，平时电子书看的比较多，用的最多的是微信读书了。

推荐的理由是：

• 非常多的电子书可以免费读(前提是开通会员，不过你每天看书，都会送时长，相比买电子书，会员费还是很值的)

• 可以上传文档到微信读书支持 txt / pdf / epub / doc/ docx / mobi / azw3 格式，上传完成后可在「书架」中查看

• 支持在微信读书订阅公众号文章

• 阅读体验比较好

• 支持墨水屏

微信读书可以搭配一些图书资源下载网站，比如 zlib 使用，效果更佳。

写作

思维导图

用思维导图可以进行灵感记录，思路整理，头脑风暴；此外，还可以梳理知识体系，写读书笔记； 管理自己的工作等等。

这里介绍几款思维导图工具，做一个简单的对比。

wiki

wiki 可以通过结构化的文档更好的做知识沉淀。无论是个人还是企业，都建议建立 wiki。

这里推荐几款 wiki 软件。

notion^[6] notion 因为有非常强大的功能，不仅是笔记，还可以用来搭建个人网站。

其他国产的可选软件有：

• 为知笔记^[7]
  

• tower 知识库^[8]
  

• 飞书文档^[9]
  

Markdown

Markdown 是一种轻量级标记语言，也可以称为 Markdown 语法。 由于 Markdown 语法的轻量化、易读易写特性，并且对于图片，图表、数学式都有支持，当前许多网站都广泛使用 Markdown 来撰写帮助文档或是用于论坛上发表消息。 Markdown 能被使用来撰写电子书。

使用 markdown 的优点：

• 普通文本编辑器就能编辑

• 格式也是文本，这样可以专注写作，而无需太过于关注格式

• 简洁，简单的语法

• 格式统一固定

• 方便进行版本管理（结合 git 等版本管理软件使用效果更佳）

日常工作撰写文档推荐使用 Markdown，来替代 word 文档工具。

支持 markdown 语法的工具和软件有很多，比如：

• Typora^[10]
  

• 马克飞象^[11]
  

• Markdown-Nice^[12]
  

• 还有各种 wiki 和云笔记也都支持 markdown 语法

AIGC

AIGC=AI generated content， 即用 AI 进行内容创作。在 AI 日趋成熟的年代，学会使用 AI 工具进行创作，可以大大提高自己的生产效率。如果说我们平时用的工具是鸟枪级别，那么经过 AI 工具就是 AK47 了。

这里简单介绍两种 AIGC 工具。 一个是 AI 绘画工具，一个是 AI 问答工具。

【AI 绘画工具】应用场景：平时的文章插图，公众号插图，Logo 的自动生成常用工具：stable diffusion^[13]

【AI 问答工具】应用场景：知识问答，辅助生成工作总结，辅助生成代码，文章润色等常用工具：[ChatGPT](https://openai.com/blog/chatgpt/ ’AI 问答工具-ChatGPT‘)

时间管理

番茄时间

番茄工作法是一种时间管理方法，即选择一个待完成的任务， 将番茄时间设定为 25 分钟， 专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事情， 知道番茄时钟响起， 短暂休息一下，正常是 5 分钟， 每 4 个番茄，多休息一会儿。

番茄工作法的好处是：

1. 帮助集中注意力，减少中断

2. 减少时间焦虑

3. 对自己的工作流程更好的把控，防止精力透支 burn out

当然中间有计划中断必须要做，则中断并宣布作废不一定要教条的遵守 25 分钟， 可以有自己的节奏和作息时间

【推荐工具】专注清单^[14]

推荐理由是：

• 结合了 GTD（任务清单）和番茄工作法

• 可以在线访问

• 全平台支持

• 提供报表功能

任务清单

管理任务清单，除了 focustodo 这款软件之外，还可以使用 Microsoft To Do^[15]

推荐理由是：

• 界面简洁

• 提供智能规划功能

• 多平台支持和同步

看板和工作流

Kanban 是一种敏捷工作方法，而看板是一种可视化工具。 Kanban 管理方法使用看板（可以是物理板或数字虚拟板），实现工作流程可视化。「列」表示工作流程中的步骤，卡片表示工作的内容，依据卡片的工作流状态将卡片放入不同的列中。这样做的好处是整个团队能够实时查看正在进行中的工作、已完成的工作和接下来要开始的工作，让任务更加直观，减少团队的沟通成本(更多的 Kanban 方法论介绍可以移步敏捷实践 | 分不清 Kanban 和看板的人只剩你了……^[16])。 这里要介绍的主要还是看板工具。

【Tower】访问链接：Tower^[17]推荐理由：支持在线协作, 灵活简单易上手， 丰富的模板库

【LigaAI】访问链接：LigaAI^[18]推荐理由：支持在线协作，相比于其他看板工具， AI 智能助理和 IDE 集成是其特色功能

即时通信 IM

生活沟通用用微信，工作沟通用企微。

如果仅仅从提升工作沟通效率来讲， 和微信对比，企微（企业微信）有以下优点：

• 集成了很多办公场景功能，比如文档协作，会议，打卡，审批，云盘等功能

• 可以方便的进行上下文回复

• 企微的消息撤回时间更长，支持撤回 24 小时内发出的消息

• 企微有接口和企微机器人，方便其它应用进行集成，方便做各种自动化信息回复

除了企微之外，钉钉和飞书也有类似的功能。 然后相比钉钉和飞书，企微最大的优势在于可以无缝打通个人微信，可以把个人微信和企微用户拉到同一个群里沟通，方便和没有安装企微的用户沟通。

综合型

utools^[19]

这个工具集成很多有用的插件，相当于在自己的软件里有集成了一个应用市场，可以扩展实现很多功能，比如 markdown 编辑，图片处理，录屏功能，翻译功能， 任务管理，OCR 图片识别，还有各种开发工具箱。 utools 像是一个超级外挂，集成了很多实用小功能。大家可以自行探索，utools 支持 MacOS，Windows， Linux 三大平台。

总结

这么多工具如何结合起来使用，更好帮助提升工作效率呢？我认为可以和自己的工作流结合起来看。

学会熟练运用工具，可以做到事半功倍。上面只是我个人的软件推荐清单，也欢迎你来分享那些年你用过的好工具，好平台。

参考资料

[1]

pocket 应用下载链接: https://getpocket.com/zh-cn/

[2]

FastStone Capture 一个强大的截图工具，仅支持 windows: https://www.faststonecapture.cn/

[3]

pdf24 tools 官网: https://tools.pdf24.org/zh/creator

[4]

draw.io 免费高质量的绘图软件: https://app.diagrams.net/

[5]

draw.io 安装包下载: https://github.com/jgraph/drawio-desktop/releases/

[6]

notion--堪称最强的比较软件: https://www.notion.so/zh-cn

[7]

为知笔记: https://www.wiz.cn/zh-cn

[8]

项目管理工具-tower，知识库可以用来写 wiki: https://tower.im

[9]

飞书文档: https://www.feishu.cn/product/docs

[10]

markdown 软件-Typora: https://www.typoraio.cn/

[11]

markdown 软件-马克飞象: https://maxiang.io/

[12]

markdown 软件-mdnice: https://www.mdnice.com/

[13]

AI 绘图工具-stable diffusion: https://github.com/CompVis/stable-diffusion

[14]

番茄工作法软件--专注清单 focustodo: https://www.focustodo.cn/

[15]

任务清单工具--Microsoft To Do: https://todo.microsoft.com/

[16]

敏捷实践 | 分不清 Kanban 和看板的人只剩你了……: https://mp.weixin.qq.com/s/ZadwPZEnTEeqNhCVznpWFg

[17]

看板工具-Tower: https://tower.im/

[18]

看板工具-LigaAI: https://ligai.cn/

[19]

新一代效率工具平台-utools: https://www.u.tools/