创建公司内部文档的入门指南

每家公司都有大量的零散的知识，分布在各个我们没有注意到的角落，当我们需要使用时才去各处寻找，这不仅降低了工作效率，而且还增加了员工的工作压力，浪费时间和精力。

所以在本文中，我们将讨论内部文档的创建对于公司的重要性以及为你提供相应的入门指南。

内部文档是什么

内部文档的定义是公司流程的书面记录，员工可以用来完成工作。与面向客户的外部文档相比，内部文档仅针对员工编辑使用。

内部文档的目的是将公司的知识集中在一个地方，为了方便内部员工的查找使用，将知识记录在案。

内部文档的类型

内部文档有以下几种类型：

• 团队文档由公司中的特定团队拥有。该文档包括风格指南、会议、团队战略等重要主题。

• 项目文档包含与特定项目相关的信息。一些示例包括项目路线图、项目管理计划、软件文档、技术文档等。

• 流程文档描述了正确执行特定业务流程所需的各种程序和工作流程。一些示例包括标准操作程序、知识图谱等。

内部文档的好处

之前许多公司没有意识到知识的重要性，但随着知识经济的不断深入，数字化转型的迫切需要，越来越多的公司已经对知识开始进行投资，抓住这个新的企业竞争优势。

而且不仅要拥有内部文档，更要创建高质量的内部文档。如果创建的内部文档是杂乱无章和不完整的，那么对于员工的价值也不大。

创建高质量的内部文档的好处：

1. 促进知识转移

创建内部文档后，员工将知识转移到其中，让知识在整个团队中得到共享，每个人都可以查找和使用。

2. 防止知识流失

将知识集中存储在一起的目的就是防止知识的流失，内部文档将保留知识以供之后使用，这样不论是否有员工离职知识都不会丢失。

3. 提高生产力

如果没有内部文档，员工很难找到常见问题的答案。拥有相关文档意味着员工花费更少的时间搜索信息，从而提高生产力和团队士气。通过实施有效的知识管理，也能够有效地提升员工的工作效率。

4. 更快地培训新团队成员

内部文档能够很好地帮助新员工了解、学习公司的相关知识，它意味着新员工可以更快上手，而无需占用同事太多时间。

管理内部文档的方法

我们现在将介绍一些好的方法来帮助你管理内部文档。

1. 评估已有的文档

当第一次开始构建内部文档时，公司可能已经拥有许多知识资产，将这些文档放在一个地方，作为组织内部文档的起点，这就不需要从头开始创建，而是利用已有的文档，在此基础上进行操作。

2. 分配知识拥护者

文档不是专门的员工进行编辑的，而是每个团队的成员一起创建内容，这样才能将知识最有效地共享出来。

3. 规划内部文档的结构

内部文档的创建需要一定的结构，以便员工可以轻松查找内容，如果内部文档混乱不堪，那么就会影响员工的使用，让他们厌倦这种方式。

4. 保持简单易用

内部文档的编辑不需要过多华丽的功能，简单易用最好，这样一定程度上减少了员工的工作负担和使用体验，确保他们能够持续使用。

5. 选择正确的文档工具

从以上几点来看选择好用的内部文档编辑工具极为重要，可以帮助你省去很多麻烦。

一款小众的知识库软件 Baklib，这是一个功能强大且直观的平台，非常适合创建内部文档，该软件简单易上手，进入官网就可以直接开始使用。

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无论选择哪种解决方案，都要确保：

• 即使对于非技术用户，内容也很容易编辑

• 它包含一个快速和全面的搜索功能

• 它使您能够为您的文档创建直观的导航

• 它与其他流行工具集成以优化您的工作流程

6.定期审核文档

内部文档的存在就是为了提高效率，所以对于文档的内容需要进行一定的把控，不能过多、过杂。这意味着要定期审核文档，以查找价值不高的内容并将其删除，对文档进行“减重”。

7. 为文档添加视觉效果

现在已经不是一个“文字当道”的时代了，我们都变成了“视觉动物”，所以除了文字，还可以添加图像和视频、流程图和图表，以改善文档体验。

8. 根据风格指南工作

每个人的编辑写作方式习惯不同，但内部文档需要一定的标准，也需要符合公司的风格，一切跟着公司的风格指南进行，这也是公司内的共同目标和方向。

9. 保持文档更新

内部文档不是一劳永逸的事情，文档永远不会被“完成”，因为它会随着公司的发展而发展，要时刻注意更新文档的机会，以使其符合公司政策和程序。

10. 收集员工的反馈

员工的反馈对于内部文档的正常运行十分重要，利用知识库软件为每篇文章设置评论功能，员工可以借此机会实时协作。

向员工发送定期调查，询问他们对内部文档的看法，以进行适当的调整和更新。

最后

内部文档是一项长期的工作，也非常值得在上面花费一定的功夫，它也能够为公司带来一定的效益，提升工作效率，提升员工能力。