数字化时代做知识管理的最佳实践方式

数字化时代，知识管理成为了整个行业的热潮，各个企业纷纷在向其靠拢。

知识管理主要是指在正确的时间将正确的知识传递给正确的人，它能帮助成员了解知识存在的地点和形式，建立跨越组织职能的流程，并确保各项计划被组织成员接受和支持，与企业战略紧密相连，知识管理包括新知识的创造，也可能只关注知识的共享、存储和完善。

知识管理不是为了知识管理而管理知识，它的总目标是创造价值，利用和完善企业的知识资产，以实现企业目标。

如何做好知识管理，主要有以下几个方面：

• 文化：支持知识管理及其过程的文化，特别是知识共享。

• 基础设施：支持系统、团队、结构和协作。

• 措施：制定管理变革的程序和设计。

• 技术：作为一种协作工具和专家定位器可以提供很大的优势，特别是在管理显性知识方面，但是不应滥用技术，它只是知识管理战略的一个重要组成部分。

这些方面使知识管理成为可能。

例如，在一个具有竞争文化的企业实施知识管理计划，如果避开知识共享，从一开始就注定要失败。我不会把技术称为一个推动者，但它是一个重要的方面，也是任何现代知识管理最佳实践中不可避免的一部分。

考虑到这一点，我现在将总结一下知识管理的主要流程。下面的知识管理最佳做法总结将涵盖上述所有类别。

知识发现和检测

知识发现和检测指确定现有知识来源的过程，以及发现数据和信息中隐藏的知识。这种知识既存在于组织内部，也存在于外部，即客户、供应商、合作伙伴等。

• 显性知识：通过信息技术进行文件管理、情报收集、数据挖掘、文本挖掘等，信息技术在这方面的作用比较大。

• 隐性知识：使用各种工具进行知识提取，如知识调查、问卷调查、个人访谈、小组访谈、重点小组、网络分析和观察。信息技术在这里的作用比较间接。

• 嵌入式知识：包括观察、分析、逆向工程和建模工具，以识别存储在程序、产品等中的知识。

知识组织和评估

知识组织和评估是对组织知识资产进行绘图、分类、索引和评估的过程。

• 显性知识：这在很大程度上得到了信息技术的支持，利用复杂的分类和检索机制，以多种方式组织知识资产。

• 隐性知识：这是通过使用焦点小组、专门知识指南和知识协调员来实现知识组织和评估(Gamble 和 Blackwell 2001)。

• 嵌入式知识：工具包括工作/工作场所设计、工作流程分析和业绩衡量标准（Gamble 和 Blackwell，2001 年）。

实用的知识管理最佳做法

一、知识共享

知识共享是知识管理中最重要的过程，它对知识的再利用和知识的创造都起着决定性作用。下面总结了除文化问题之外的主要考虑因素。

• 显性知识：取决于对需求的阐述、对知识的认识、对知识的获取、对知识共享过程的指导以及知识来源的完整性(Bukowitz 和 Williams 1999)。在这一过程中，信息技术系统和内容管理极为重要。

• 隐性知识：这取决于社会化，特别是在非正式网络中。文化在这方面特别重要。隐性知识很少能被有效地编纂而不失去使其如此有价值的本质，因此重点应放在支持工作关系上。在这种情况下，信息技术起着辅助作用，主要为专家发现者和在社会化过程中提供支持(如通过群件应用)。

• 嵌入式知识：使用情景规划、行动后审查和管理培训进行(Gamble & Blackwell 2001)。信息技术在绘图、建模、创建模拟和作为嵌入式知识库方面发挥作用。

二、 知识再利用

知识再利用涉及三种角色，即知识生产者、中间人和消费者(Markus 2001)，它们参与知识的创造、准备和实际再利用。这里的两个关键因素是文化和成本--特别是与隐性知识有关的因素（在这种情况下，索引源头往往更可行）。Markus 确定了四种再利用情况。

• 工作的生产者

• 共享工作从业者

• 专家寻找新手

• 二级知识的矿工

三、知识创造

知识创造这一过程依赖于知识共享(如上文所定义的)、合作和获取相关信息和数据。Cook 和 Brown(1999 年)认为，知识创造是知识与认识之间的相互作用，换言之，就是将知识付诸实践。管理部门在这一过程中的作用是：

• 实现知识共享：同上。

• 创造合适的工作环境：这里的重点是非结构化的工作环境，促进实验、试错和理论的使用。自主、半自主或完全自主的项目组被认为是这方面的一个有用工具。

• 提供对协作性信息技术系统：可以使用群件系统，创造理想的工作环境。

• 提供相关数据和信息：它们来自信息系统、数据仓库、数据挖掘等。这些可以作为知识创造过程中的构件。

四、知识获取

企业可以从外部客户、供应商、竞争者、伙伴和合并中获取知识。知识管理在每个过程中的作用各不相同(现有知识的类型也是如此)，但其核心功能是建立正确的渠道，将相关知识从现有的合作伙伴关系转移到企业，并尽可能地整合这些知识。为此，知识管理可以使用各种工具，包括：

• 常见的信息技术系统

• 共同项目

• 交互与社会化

• 合作伙伴参与某些组织过程（如设计）

• 文化结盟（对于合并或合资企业）

• 建立正确的激励机制

• 识别和保护重要的知识资产：当这些知识不应与合作伙伴共享时

战略性知识管理最佳实践

一、知识管理和组织结构

定义了两种类型：正式和非正式。正式的结构：如果非常严格地执行，这些结构将干扰知识管理。企业结构的选择和实体分工也会影响知识流动。研究表明，分权结构是知识管理的最佳选择(Choi & Lee 2000, Claver-Cortés et al 2007, Chen & Huang 2007)。非正式结构：企业应被视为由团队组成的社区(Brown & Duguid 1992)。管理部门可以通过使用项目小组、团队合作、社会功能等方式来影响这些结构。

二、知识管理和组织文化变革

必须认识到这一点，并认真、慎重地加以管理。通过引入挑战组织文化的反常现象，影响组织成员放弃某些方面而选择其他方面（Gardner 1997）。使用激励机制和共同的愿景和目标也是有效的方式。这样做的目的是创造一种氛围，使人们认为知识共享对个人有利而不是有害。

三、知识管理和知识保留

知识保留是知识管理的一部分，它确保重要的知识资产随着时间的推移而留在企业内，例如，当关键员工离开企业或退休时，确保他关于企业的知识留在企业，了解哪些知识是重要的，哪些知识是有风险的，以及如何才能将这些知识留在组织中。企业可以选择实施许多策略和工具，包括奖励结构、指导、面试和利用退休人员的知识，将知识保留。

四、知识管理与核心竞争力

核心竞争力的管理包括四个过程：识别、维持、建立和消除。知识管理在整个过程中发挥着关键的支持作用：

• 确定企业的知识，以及主要的专业知识。

• 在整个组织内积累知识资产。

• 建立正确的专业知识和技能满足战略要求。

• 清除/改变过时的知识。

五、知识管理与外部网络

如前所述，外部知识来源包括客户、供应商、竞争者、伙伴、兼并等。知识管理在评估潜在的合作伙伴方面发挥着作用，有助于确定本组织知道什么，需要知道什么，以及获取知识的最佳途径，它也是合作过程中确保正确的知识被转移和集成到组织中的关键因素。

六、 知识管理和知识管理系统

指的是用于分享、发现和创造知识的大多数系统。失败通常是因为过度依赖技术，对这些系统的局限性缺乏了解，不适合组织实践，成员不接受等。这意味着需要：

• 组织配合：对需求和工作实践进行内部评估，进行成本效益分析等。

• 组织接受：可以让用户参与设计和实施，通过管理和技术支持，以及与产品倡导者等。

• 持续使用：感受到知识的吸引力因素和内容管理的功能(Gamble 和 Blackwell 2001)。

七、搭建知识库

制作企业知识库，传承企业宝贵的知识财富，提升企业运作效率，是企业做好知识管理从而增加核心竞争力的重要手段之一。

Baklib 是一款在线的帮问文档 &知识库制作平台，帮助企业在线制作知识库，协助企业进行知识库管理，并且通过系统的知识管理体系，减少企业对员工的培训成本、劳动时间成本，提高工作效率，从而增强企业的竞争能力。

本文总结了知识管理的最佳实践方式。知识管理是一个贯穿到整个组织的过程，它的范围很难界定，其效果也很难衡量。例如，你如何确定一个旨在潜移默化地改善组织大多数方面的学科的投入回报率？如果实施得当，它是一项值得投入的项目，它将促进效率、学习、创新和竞争优势。