实施进度难同步，项目管理搞定它！

文/明道云销售部顾问 简巍

信息差逐渐筑起沟通壁垒

我在近期实施搭建过程中，出现了要频繁和客户电话沟通，或者用线上会议向客户汇报项目进度的情况。尽管行动已经十分勤快，但客户在项目后期却反馈：对于他们而言，项目实施进度的汇报不应该以电话或会议作为主要手段，因为信息遗忘的概率较大，而且甲方也不能实时查看和跟进项目进展。我和团队们内部讨论后发现，现阶段汇报方式的时间成本、信息时效性和整合性都没有很好的压缩和体现。为此，我们梳理了一遍项目流程，发现大部分项目流程、任务、日志等材料都只有对内的记录，没有对外的查看窗口—— 而这就成为了客户实时跟进项目进展的信息壁垒。为了打破这一壁垒，我们很快就建立了一个项目管理应用。在项目开始初期，项目团队就植入客户环境，记录项目每天的进展，让客户在自己的平台环境中就能实时查看项目实施进度。目前，这个项目管理模式已经在近期的银行实施项目中初步尝试。接下来，我会以这个银行实施项目为例，为大家展示如何利用项目管理应用和客户做到实时互动。

真实案例：银行实施项目

客户对项目实施的要求

银行类客户对项目管理的要求普遍较高，经整合需求后，主要分为以下几点：

1. 项目实施各节点都需要有相应标准的文件作为节点记录

2. 项目实施过程中所有需求的处理进度都能有查询通道

3. 项目实施计划需要提供计划文件，并支持实时查询计划进展

4. 需要有地方承载所有上传过以及签署过的文件，用作后期备查

实施过程

1.前期规划

客户的搭建需求需要单独管理，并支持客户前期批量导入需求，以及后期新增需求。除此以外，所有的需求都要分类立项处理，做到规范化管理。不仅如此，项目章程规定：所有后期增加的需求都要经过评估判断。因此，项目管理应用还需要添加审批工作流。

2.需求分类

完成需求分类之后，项目实施顾问按照需求类别立项，并将不同类别的需求关联到对应的项目中统一管理。为了增加这个项目管理应用在其他行业项目上的可用性，我们还将需求类别单独设立了一张工作表记录。

3.管理项目任务

项目正式立项后，就可以创建日常的项目任务了。每当需求被关联到某个新建任务时，系统会将需求的状态同步改为“已有任务”；任务结束后，需求状态会同步为“已处理”。这样我们就可以将需求、任务和项目都连接起来，实现三类事物的完成进度查询和同步。

4.文档管理

客户提到，有些需求自带附件说明，因此希望有一个地方可以查看所有的附件。所以我们将附件都汇总在文档管理的附件中心。每当有人创建需求、项目、任务和日志附件时，工作流都会在此处自动生成对应记录。

5.会议记录管理

在项目管理里，我们还设置了会议记录，将每一次线下会议的讨论内容都放在这里。

6.项目日志

我们建立了工作流和日志模板。每天实施人员只需要在表单中将日志内容填好，点击“生成附件”的按钮，就可以自动生成当日项目日志，发给客户。

总结

到现在，这个项目管理应用已经逐步成熟运作。回顾应用从零到一的构建过程，我们总结了以下经验：

1. 实施过程中，应该将客户的交付体验纳入考虑范畴。

2. 项目管理应该充分考量到实际的应用场景和可用性，在能保证简易的情况下完善功能。

3. 在应用搭建的过程中，要检查工作流执行是否流畅连贯，不能出现串行或无法运行的情况。

4. 在应用搭建过程中，应该多站在使用者的角度去看待自己搭建的应用。