我是如何解决邮件焦虑的

用户头像
vinkyqy
关注
发布于: 2020 年 07 月 04 日
我是如何解决邮件焦虑的

电子邮件是工作中最重要的沟通方式之一,无论是重大内部消息,产品决策,还是部门之间合作的项目讨论,邮件都是最合适的工具。但是,相信很多同学都有这样的体会:自己邮箱里邮件推挤成山,每天来不及处理所有的邮件,又很担心错过重要的邮件,焦虑不已。尤其是在大厂工作的同学,除了收到同事们的邮件,可能还有系统以及各种自动化工具发出的邮件,导致需要处理邮件的数量激增。



我本人毕业后入职了一家中型软件公司(非互联网),并没有遇到这种情况,之后入职了某大型互联网公司,随着做更多的项目,使用更多的工具,加入更多的群组,inbox里的邮件数量呈几何级数增长, 最夸张的时候,打开Gmail,往往有上千封未读邮件。光是看着那四位数字,工作的热情可能就减少了一半。



今天,通过一些方法,我inbox里的邮件大大减少,而且每一个都是真正需要我处理的邮件,我也有一套处理邮件的流程,保证我不会遗留重要邮件。我希望把我的方法分享出来,解决大家的邮件焦虑。需要提前指出的是,我的方法中包含了一些通用的做法,但是很多东西也需要自己根据自己的工作流程进行定制。另外,我使用的是Gmail,但是用到的功能应该在其他的邮件客户端里也会有。最后,同样的方法也适用于个人邮件。

减少需要处理的邮件

首先,我们需要确定我们那么多邮件的来源都是哪里。实际上无非就是两类:



  1. 直接发给自己的。

  2. 群组邮件。自己的加入了某个群组,当有有人往这个群发邮件时,你也会接收到。



第一类的邮件往往需要我们直接处理,对于第二类,我的做法是设置邮件规则,让它们直接跳过inbox,打上标签(我一般就使用群组的名称),唯一例外的情况是,如果有邮件里包含你自己的名字。因为一个很常见的场景是,某人往群组里发了一封讨论的邮件,然后在讨论中,有人觉得你需要参与讨论,就把你的Email加入了收件人列表里(Gmail中,使用+),这种请况下,这种邮件就需要出现在Inbox里。下图是我设置的一个邮件过滤规则:







如此设置之后,大量的群组邮件就直接跳过inbox,进入自己的标签文件夹。就像微信中群消息一样,如果你有空,可以进去查看一下,如果没时间也不用担心,一旦有人+你,那个thread就会出现在你的inbox中,得到你的注意。

设置优先级标签

经过上一个步骤设置之后,inbox中待处理的邮件大大减少了,那么我是如何处理一封封邮件的呢?遇到需要花很久才能处理的邮件怎么办?如何按优先级处理?



我观察到很多人是这样做的:看到inbox中的邮件,如果不重要的,删掉或者跳过,重要的就留下。后来inbox的邮件越积越多,新的旧的,重要的不重要的,都混在了一起。



就像它的名字本身的含义一样,inbox就像是用来收纸质信件的邮箱的一样(这种东西在中国已经不常见了,但是在美国还是必不可少,以后可以专门写一篇来讨论一下这个有意思的现象),想象你一下当你去邮箱去完所有的信件之后,你会马上一封一封地处理所有的邮件吗?大概不会,更合理的做法是进行初步分类,是垃圾邮件就直接丢掉,需要回复或者进一步处理的先放在一旁,只是用来告知一些信息的信件粗略地读一下就好。那么电子邮件也是同样的道理,我们缺少的只是用来放置不同优先级信件的地方。



知道这个问题之后,就好办了。在Gmail中,我们就可以设置几个优先级不同的标签,至于具体如何取名、如何定义优先级、几级优先级可以你自己自行决定。举个例子,我自己有三个标签:



  • ASAP

  • This week

  • Later

设置多个inbox

设置好优先级标签之后,我们每次还是需要去左边侧边栏中去寻找到相应的标签,点击搜索带有此标签的所有邮件,还是比较麻烦,尤其当你有很多标签之后。我解决的方法是利用Gmail的multiple inbox的功能,将带有优先级标签的邮件直接显示在首页。



具体方法是:进入Gmail设置界面 > Inbox,将Inbox type设置为Multiple Inboxes,然后将你设置的优先级标签填入不同的section:





这样设置之后,重新进入首页,你会发现,除了原有的inbox,标有优先级标签的邮件也出现在不同的区域了,方便我们直接处理。

邮件处理流程

那么我处理邮件的具体流程是怎么样的呢?



当我处理inbox中的邮件时,如果是不相干的邮件,首先先想一下是不是可以通过设置邮件规则来避免再次收到类似的邮件,然后直接归档,归档而不是删掉的好处是,以后万一还需要用到,还是可以通过搜索找到;如果告知性的邮件的话(例如CEO给全体员工或者VP给整个部门发的一些消息),我一般就直接阅读后然后归档;如果需要我进步一步处理的邮件,就按照优先级,打上标签,然后归档。



由于不需要详细处理每个邮件,这个过程不会持续很久时间。需要注意的是,清理Inbox的数量不宜过多,一天五次以内即可。我之前没事就盯着邮箱看,来一封就看一下,虽然我可能是回复邮件最快的那个人,但是这样往往让我分心,处理新邮件就会忘记之前做的事情。



我们目的是尽量将inbox的邮件清零,等处理完inbox,你可以按优先级去处理你已经分过类的邮件了,你也可以去干其他紧急的事情,例如开会、修Bug、写代码等等。有了优先级标签之后,自己心中就不会想之前那么焦虑了,待处理的事项一目了然,当然,如果你的问题是事情太多处理不完,那就不是邮件的锅了,需要的是清理一下思路,是不是自己需要放弃一些不重要的事情,这是另一个大的话题,这里就点到为止了。



对于已经标有优先级的邮件,我们需要定期处理,防止遗忘,尤其是优先级低的邮件,有时候过了一段时间,应该不需要了,我们就需要把它们给清理掉。



当处理过带有优先级标签的邮件后,需要将标签移除,就像在TODO的app中将一个做完的事项给勾掉一样,内心无比满足!

总结

电子邮件是个非常强大的工具,我们要去利用帮我们提高效率,而不是被它淹没在茫茫邮件中不能自拔。总的来说,我们可以利用很多功能,减少我们需要处理的邮件,给待处理邮件分级。最重要的是,找到适合自己的工作流程。



发布于: 2020 年 07 月 04 日 阅读数: 119
用户头像

vinkyqy

关注

不要成为计算机的奴隶 2017.11.12 加入

我是在硅谷某互联网公司工作的一名软件工程师,希望和大家多多交流

评论

发布
暂无评论
我是如何解决邮件焦虑的