系统人看过来！六大要点助你搞懂进销存系统！

去年双 11 那段时间，某极为有名的电商仓库遭遇了一场“混乱大场面”。那会儿因为库存数据存在差错，仓库竟然把价值上千块的电子产品错当作普通日用品给发了出去。接着仓库赶忙把相关商品召回，还给客户做了赔偿，不过它的声誉就此被严重损害了，直接的经济损失已超一百万元。像这样的问题，说不定正在你的企业里暗暗地发生着——库存记录与实际情况不符，有些订单被遗漏未处理，数据显得乱七八糟，并且更新十分缓慢……

进销存系统是干啥的

很多人一听到“进销存系统”，就觉得它复杂，但实际上它就像是企业的“智能管家账本”，把采购环节，销售环节，库存环节都管得明明白白。

打个比方，传统的账本，需要人工，一笔一笔记录，而且不仅容易出错，查账也麻烦；而进销存系统，就是一位 24 小时在线，零失误的“超级会计”，它自动记录每一笔货物的进、出、存并且还能实时生成报表，这样的话，让老板和员工一眼就能看清企业的“家底”。

采购管理：系统就如同“砍价小助手”，能够一键对比多家供应商的价格、交货周期以及产品质量，帮你挑选出性价比最为高的合作方。而且它还会实时地跟踪采购订单的进度，比如说某家供应商承诺 3 天内到货，系统会自动进行倒计时提醒，倘若超时，便会立刻发出预警，这样的话，就再也不用担心被供应商“放鸽子”了。

销售管理：客户下单之后，系统以极快的速度处理订单，而且会自动地生成发货单以及物流单号。当客户打电话催单的时候，你只需在系统里输入订单号，就能够精准地查到货物到底是在仓库进行打包，还是已经发往物流站点，亦或是正在运输的途中，而且再也不用尴尬地说“我去查查”。

除此之外，系统还能，把客户按购买频次、消费金额进行分类，帮你制定针对性的营销策略，比如给老客户发送专属的优惠券，提高复购率。

库存管理：实时进行显示，每个商品究竟还剩余多少库存；当库存降至安全值以下的时候，系统会即刻“呼唤”你去进行补货。

比如说有一家便利店，它的牛奶存货呢，就仅仅剩下 5 箱了。这个时候，系统会即刻提醒店长去展开补货的工作。这种方式不但可以简洁明快地保障商品的供应，还能够稍微避免因库存不足而致使店铺的经营呈现不佳的状况。

而且通过手机扫码就能够完成出入库操作，仅仅 3 秒钟便可搞定，相较手工登记快了数十倍之多；到了月末盘点之时，系统会自动生成盘点表，你只需拿着手机去核对实物即可，再也不必熬夜对账直至天亮。

据的分析，能够迅速找出畅销款与滞销款，这样就能帮助老板及时地调整进货策略，进而避免库存的积压呢。

系统咋用才能不踩坑？

采购管理实操：小张是一家餐饮企业的采购主管，以前他每天得花 2 小时，通过打电话、发邮件的方式找供应商比价，自从用上了进销存系统，他仅只需在系统里输入商品名称，一秒钟就能够看到十多家供应商的报价，以及他们的起订量和客户评价，这样的话，他就能轻松地选出最为合适的合作方。

而且系统的采购预警功能的确让他省心了许多。以前呢常常因为忙碌而忘记补货，这就致使餐厅出现断货的情况。而现在系统能够自动进行提醒。

销售管理技巧：某母婴店老板李姐，用系统将客户，按宝宝年龄、消费习惯进行分类，针对即将过周岁生日的宝宝家长，提前推送周岁宴用品套餐；对经常购买奶粉的客户，在奶粉快喝完时，发送优惠券，店铺销售额提升了 30%。而且系统的订单跟踪功能，让她能够及时处理客户投诉，客户满意度，大大提高。

库存管理绝招：一家五金店的老板王哥，之前盘点库存，着实是“大工程”，得要全家老小一同上阵，得耗费一整天的时间。现今借助系统自动生成的盘点表，轻轻松松地拿着手机去扫描货架上的商品条码，半个小时就能够完成盘点；而且还能自动将账实不符的商品标记出来，便于查找问题。

上线系统前要做哪些准备？

梳理业务流程：先将企业现有的采购、销售、库存流程，画成流程图，比如采购流程为“提出申请，→领导审批，→联系供应商，→下单验收入库”。在画流程图的过程当中，居然能发现很多平时没太留意到的问题，比如说某个审批环节耗时过久，或者入库时质检流程不够规范。把这些问题记录下来，这样的话，在系统上线之时就能有针对性地进行优化。

培训员工：对于老员工，重点教授其简单操作，例如“打开 APP，→扫描商品条码，→确认出入库数量”，通过“一对一”的指导以及现场演练，以使他们能够迅速上手；为新员工准备图文皆备的操作手册，搭配清晰的步骤截图以及常见问题的解答，便于他们随时进行查阅学习。

选对供应商：货比三家，如此这般才不会吃亏！多去进行一番观察，了解供应商与同行业企业合作的成功案例；最好还能够实地前往参观一下，看看其他企业是怎样运用系统来解决实际问题的。在与供应商进行沟通的时候，将企业的特殊需求清晰地表达出来，例如电商企业需要与快递系统进行对接，餐饮企业需要对食材保质期进行管理，以避免后期系统不适用而浪费时间和金钱。

系统用着用着出问题咋办？

数据存在差异：为防止单人录入问题发生，企业能够设立双人核对机制，即由一个人录入数据，另外一个人负责进行查验；这个时候，启动系统的自动同步功能，促使采购、销售、库存数据能够实时进行更新，以此来降低误差。

系统卡慢：每到促销活动期间，某化妆品企业的进销存系统就会变得卡顿。后来经发现，是因为同时登录系统处理订单的人过多，导致网络带宽不够用。解决办法较为简单：其一升级网络带宽；其二在系统设置里限制同时在线人数；并且定期清理系统缓存，删除半年前的旧订单以及旧报表数据，这样的话，系统运行速度立马“蹭蹭”地“起飞”了。

员工不爱用：一家五金加工厂引入系统之后，部分老员工呢，觉得这个系统的操作比较麻烦，而且他们仍旧习惯用本子来进行记录。

管理层提出一奇招：设立“月度系统操作标兵”奖项以平板电脑、购物卡等实用礼品作为奖励；于此同时，将复杂的操作步骤拆解为几个简易的小任务，譬如把“生成销售报表”拆分为“选定时间范围，；点击生成，；导出表格”，员工学习起来全无压力，进而慢慢就钟情于用系统工作了。

怎么让系统更好用？

日常维护：每天下班之前，花 5 分钟时间，把数据备份一下，这其实就如同给系统增添了一份保障一样。要是电脑死机，并且还被病毒攻击了，完全不用惧怕数据会丢失。这个时候，按照固定的周期，去更新系统版本，将那些已知的漏洞统统修复好，这样不仅可以提升系统的安全性，而且能够开启新的功能。比如说新版系统或许引入了手机端审批功能，这样的话，老板出差的时候也能随时处理业务方面的事情。

优化功能：某生鲜超市依据销售旺季（像节假日啦、周末之类的）的特性在系统内增添了“限时折扣”以及“满减活动”这两个模块，从而吸引了众多客户；并且呢还鼓励员工提出系统优化方面的建议，比如说仓库管理员提出了“增加库存位置标记”这样的功能，以便能够快速找到货物，该建议被采纳之后，员工获得了奖金，而且系统也越发贴合实际的需求啦。