如何通过云效进行任务管理，高效落实每一项任务

2022 年 4 月 18 日
本文字数：5054 字
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背景：云效项目协作 Projects我们的工作充满着大大小小的「项目」、「任务」：活动策划、工程实施、IT 研发、风险投资等等。使用云效项目协作做「项目化」管理，团队规划工作事目标更清晰，执行更到位，而且完成过程也十分轻松，成员将有全新的协作体验。

立即体验

井然有序的任务管理

如何让团队配合更默契？答案是：更明确的分工。将项目拆分为具体的可执行的任务，分工明确，井然有序。云效项目协作的「任务详情页」好像是一个容器，任务的执行过程和结果，都结构化地沉淀在这个容器里，帮助每个人准确掌握自己在任务中的职责，更好的做任务管理和展现，高效驱动每一项任务得到落实。

一、任务详情页

1、任务详情页的显示方式

在账号「头像」-「偏好设置」-「显示」中可以设置任务（包含需求和缺陷）卡片是按「弹窗」形式显示还是按「侧边滑出」显示，你可以根据个人喜好进行设置。

侧边滑出形式下，任务（包含需求和缺陷）详情页从界面的右侧滑出，按上下区域显示，上侧区域为任务的标题、字段、子任务和关联等信息，下侧区域为任务的参与者、动态和评论等信息。

弹窗式任务详情页分为左右两个区域，左侧区域主要呈现的是任务的标题、字段、子任务和关联等信息，右侧区域主要呈现的是任务的参与者、动态和评论等信息。

2、举例介绍

下面以弹窗式任务详情页作为介绍：

二、执行者和参与者

执行者

执行者即任务（包含需求和缺陷）当前所处阶段的负责人。每个任务（包含需求和缺陷）对应唯一执行者。

点击任务详情页中执行者的头像按钮，可以自己认领这条任务，也可以将任务安排给指定的成员或者置空执行者（设置任务为待认领）。

设置执行者之后，可在任务详情页和项目看板上看到任务当前的执行者。

参与者

需要关注任务进展的项目成员

所有任务参与者都将收到此任务的评论和更新通知。不需要继续关注任务进展的参与者，可以在参与者列表中点击自己头像移除，你将不会收到关于该任务的任何通知。

点击任务详情页右侧上方参与者的蓝色➕号，添加任何你认为需要关注此条任务进展的人。

Tips：任务的执行者默认也是该任务的参与者。

三、子任务

1、当你创建一个任务后，可针对该任务拆解子任务。

点击任务详情页上的蓝色「添加子任务」按钮即可创建子任务。创建时可以填写标题、任务截止时间以及执行者、子任务的任务类型。

保存后，点击该条子任务即可以进入子任务详情编辑页，点击右侧下拉按钮即可快速再次编辑子任务标题、任务截止时间、执行者、任务类型。

2、打开子任务详情页，顶部排头会显示该任务隶属的父任务名称，也可以点击名称直接跳转。子任务通过同样的方式也可以建立二级、三级子任务，最多支持九级任务。

3、子任务的任务详情页内容与功能与所属父任务一致。

同时，点击任务详情页右上角的「···」在打开的子任务的任务菜单中，你可以选择将子任务升级为主任务即转化为独立任务，也可以变更任务所属任务，修改所属的父任务。

Tips：

子任务的参与者与父任务可以是独立的。也就是说，父任务的参与者不一定是子任务的参与者。
同样，子任务与父任务的隐私模式也是独立的。

4、另外，子任务的截止时间支持在父任务详情页上按不同颜色体现。

红色：已逾期；

橘色：截止时间是当天；

蓝色：截止时间是 7 天内；

灰色：已完成或截止时间是 7 天后。

四、任务的关联内容

在云效项目协作中，可以使用关联功能快速将当前内容与其相关内容做资源汇总，在任务详情中统一呈现。

通过关联功能，将所有与该任务相关的日程、任务、分享、文件等资料汇总，方便追溯和查看。

关联的作用

关联内容有两个作用：

1、查看被关联事项。

如果项目内容为企业内公开的，通过关联无须加入到另外的项目，就可以快速查看所有的被关联事项。

2、实时掌握被关联事项。

被关联的任务、文件、日程或分享都会同步到相应的关联任务中。

如何关联

在任务详情页中，点击「从资源添加」，即可选择关联相应的任务、日程、分享和文件。

也可直接复制相应的任务、日程、分享和文件的链接至评论框进行添加。

最新功能还支持快速检索以及快速关联「最近查看」。

实际场景示例

在产品迭代过程中，很多工作是需要开发与设计保持紧密的联系，共同去推进的：

设计团队和功能开发团队不仅是上下游的工作关系，也是一个深度协作的关系。开发团队只需要通过「关联」功能将「视觉设计」和自己的「功能开发」的任务放在一起，就可以及时收到来自设计师的工作进度。

一旦设计师的视觉设计工作完成，「功能开发」这个任务的参与者们就会收到提醒。他们可以立即打开被关联的任务，查看已经完成的设计稿，进入开发流程。这样一来，设计师和工程师就可以有条不紊地工作了。

五、任务评论和附件

点击进入任务详情，可以看到右侧显示的任务动态，在底部输入框可以针对该项任务、日程、分享或文件发表你的看法，你还可以附上图片来辅助说明，所有该内容的参与者都会立马收到消息提示。

历史的评论消息都会按时间从早到晚显示在详情下面，方便大家整体回顾。

在日常协作的过程中，大家通常会在评论里留下一些协商和讨论的结论，为了能够对这些评论内容进行有效保存并方便日后追溯，评论编辑和删除操作的时间限制为：4 分钟。评论发布超过 4 分钟，编辑和删除的入口将不再显示。

附件

任务评论支持上传附件。每个任务的附件数量和存储空间没有限制，单个文件大小限制在 200M 以内。批量上传时，一次可选文件不超过 20 个。

添加附件的方式：

直接拖拽文件到上传框；
点击添加附件，从电脑里选择文件上传；
点击添加附件，从项目的文件库选择文件；
从 Dropbox 选择文件。

六、任务提醒

在任务详情页中可以设置任务提醒，目前有七类提醒规则可以选择。即：任务开始时、任务开始前、任务开始后、任务截止时、任务截止前、任务截止后和自定义时间。

另外，如果需要使用所有与任务开始时间相关的提醒，请先在项目设置 - 任务设置处开启任务开始时间插件，并且设置相应时间。

设置步骤

打开任务详情页，在任务时间设置的右侧闹钟的图标即为任务提醒。

点击后根据实际需要添加和设置提醒规则，以及需要提醒的成员。

任务提醒规则最多可以设置九条，您可以根据自己的需要进行设置，满足设置规则时即可提醒。

Tips：任务提醒中设置的提醒对象，只能是该任务的参与者。任务提醒只能提醒该任务的参与者。

提醒的显示

任务提醒会显示在通知列表中；开启桌面提醒后，该提醒会悬浮在电脑桌面右上角。

七、任务菜单

除了任务内容的编辑与修改外，在任务面板右上角的下拉菜单中，可以选择对任务的更多操作。

如果打开的下拉菜单中没有显示如图的所有操作，说明该操作需要项目管理员、拥有者、相应自定义角色或任务创建者才可进行，请联系有权限的同事协助操作。

复制任务

可以选择复制该任务到当前项目或者其他项目，复制的内容包含标题、备注、优先级、标签和子任务，自定义字段内容不会被复制。

通过微信共享

默认未开启，点击开启后，任何人可访问该链接直接查阅任务，参与讨论。可使用微信扫码，也可通过共享链接直接访问。

获取邀请链接

点击获取邀请链接，分为「企业外成员」和「企业内成员」，通过邀请链接可以加入成为项目成员。

添加前置任务

快速建立任务依赖关系，输入任务名、任务 ID、或任务 URL 可添加前置任务，之后可选择依赖关系类型。

添加后置任务

同上，这里添加的是后置任务。

转化为子任务

可以将当前任务转化为某个任务所属的子任务。跨项目操作时部分自定义字段和参与者会丢失。

移动任务

可以选择移动该任务到当前项目或者其他项目，移到到该项目的任务会保留所有任务内容，移动到其他项目的任务，需要注意目标项目是否有匹配的自定义字段，如果没有，则无法显示原本任务中的字段内容，这时，只需在目标项目中对应的「任务类型配置」中从企业已有字段里添加相应字段，刷新页面后则可正常显示原任务的所有字段内容。