如何高效开会?

发布于: 1 小时前
如何高效开会?

开会可能是职场中除了本职工作外最耗时的一件事情了。所以每个职场人士都应该学习如何高效开会。

以自身为例,我的会议很多,早上每天有晨会、不定期做项目有项目需求会、内部计划会、月度目标会、运营活动会议、绩效评估会、复盘会等。

在开会中有五个非常普遍的问题

1、开会没边界。

这个边界,既包括开会的目的也包括参会的人员。不是每件事情都需要开会。不是每个人都需要参加会议。只有对会议有益的人才需要参加会议。

 以下三种会才值得开

第一、这个问题没人知道答案。需要大家一起碰撞思考。这种会议最好由不同部门的一起参加。比如创业时一起讨论公司名字、产品名称、选logo等。

第二、问题不一定有多难、维度很多。很繁琐。如项目的需求会、每日的早会,需要大家一起明确目标,一起配合完成。

第三、是众口难调,要靠意愿才能执行下去的问题。比如部门之间确定月度目标的会议等。需要考虑多部门需求,制定出月度计划。

这三种情况都属于一个人解决不了,要激发集体智慧,单向告知行不通,需要来回交流。所以不管是在工作中还是在生活中,不管是一群人还是两个人,只要遇到了这三类开放性问题,都可以开会讨论。明确了边界,你就可以拒绝一些不必要的会议。

2、开会没准备。

对组织者而言,开会之前要明确开会的目的。然后是帮助大家做好会前准备。这里有个方法叫上下阶梯法

这个方法很简单,把你的初始议题写在正中间,上、下走几层阶梯,向上连续地追问为什么要开这个会,这个能解决为什么开会的问题。大家明确了目的,参与的积极性也更高。向下你可以继续追问我们怎么做,这个可以明确在执行中需要提前注意什么,解决那个不知道准备什么的问题。

举个例子,假如你的初始会议议题是怎么样解决公司出勤率不高。为什么要确保高出勤率呢?往上问第一个why,如果你回答不出来,那其实出勤率不高对你业务并没有影响。像我公司技术部就是弹性上班。那么这个会议目的就变成了弹性制度的具体可实行方案讨论会。 往下问,每个人都可以想想对自己工作而言,你希望如何设定?有没有一种对公司和个人都好的方式呢?

3、讨论没想法

有的时候你会发现大家没有想法,我们到底从哪里开始思考呢?于是组织者就在那儿开始唱独角戏了,很尴尬。分析一下原因,难道是因为大家笨没有灵感吗?不是。是没有掌握方法。这里推荐MECE分析法。

MECE :相互独立,完全穷尽。常用的分类逻辑有以下五个

二分法:男人、女人。已婚、未婚。

过程法:购买前、购买中(体验)、购买后。顾客进店、店内接待、送客。

要素法:优秀员工的七种品质。

公式法:销售额 = 销量X单价。

矩阵法:重要、紧急四象限。能力、意愿四象限。

如果是流程类的问题,我们就用过程法。如果是多主体的问题,就用要素法。如果是多维度的问题,就用矩阵法。如果是转化率相关问题,就用公式法。以公式法举例,如果你们这次会议的目的是讨论如何提高销售量,而你通过公式法拆分销售额 = 流量 x 转化率 x 客单价 x 复购率。 那你就可以从流量为切入点想几个解决方案。以转化率为切入口想几个方案。这样一来。你的发言一定是有效的。

4、开会没结果

会议没结果等于没开,一般会议结束后都会由领导拍板。如果是大家投票决策的,由于判断标准不一样,未必能得出一个好结果。这个时候可以使用合并优势清单法,帮大家拿一个最后的结果。很多讨论没有办法去寻找绝对的一致,而是去寻找那个最有可能达成的一致。你会发现很多共识都是大家有一定程度的让步,所以在结束的时候,一定要明确告知大家,会议上大家可以讨论,一旦决定,大家就要去坚决的执行。不能再提出异议。

5、开会跑题

做为主持人,你需要维护会议的进程,如果出现跑题情况,要提醒大家,这类问题是否可以作为遗留问题。

总结,不要随便开会,要明确开会的边界。谁需要参加,谁不需要参加,要得出什么结论。这在开始之前就需要明确的。

PS:会议纪要是一个非常好的工作,大家应该抢着来做这类纪要。这能帮助你提升自己各方面能力。如果是管理者,你可以安排给需要锻炼的同事。

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石云升

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走出心里舒适区。做时间的朋友。 2017.11.30 加入

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少开会,多做事!
13 分钟前
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