大型企业财务共享建设避坑指南之场景化表单设计

作者：胡庆星 

避坑之二：做好场景化的表单设计

什么是场景，简单描述就是谁（who），在什么时间（when），什么地点（where），通过什么行为（how），要做什么事件（what），这个是场景的五个要素。那么场景化表单设计，是在需求落地过程中，通过理解用户需求、了解用户、并与用户产生共情，充分运用场景五要素设计出用户满意度高的表单。

场景化表单设计需要充分考虑用户的使用习惯、管控需求，场景做到可明确区分，不能存在边界不清的情况，需要提供简洁高效的界面，始终提供明确的导航、尽量减少用户的输入、尽量去猜测用户的行为、提供即时、明确的反馈，避免来回地进行表单处理。场景化的表单设计，并不是简单的进行表单的线上化处理或者复制其他系统的表单，要体现场景化设计的过程，一般场景化表单设计的过程包括以下几个步骤：

• 承接需求：承接需求决策管理的结果，确认本次需要实现的需求点。

• 场景化梳理：收集业务场景对应的表单，如有前端系统，则获取前端系统的表单。如果涉及线下表单，在获取表单后，需要填写关键的数据字段。这些数据字段应按照主要信息分类和关系进行区分，例如报销头字段、预算字段、行字段、与费用类型相关的业务信息字段、成本分配字段、银行字段和账单字段等。确保准确分类和填写这些字段，有助于提高数据处理和信息管理的效率。

• 场景化设计：在分析表单字段与前端系统的切分时，需要考察场景的趋同性和明确性。对于存在差异的情况，应确定如何进行处理。同时，尝试将具有相似特性的场景进行合并设计。

• 场景化表单界面设计：根据梳理的字段进行表单界面设计，表单设计包括头、行、明细、成本分配、银行、预算等等。

• 用户模拟：模拟各个角色在该场景下使用表单，并记录表单使用过程中的问题。

我们以某企业的费用报账业务为例子，来说明如何进行场景化的设计。

• 场景化梳理：我们总共收集了国内外出差报销单、通讯费报销单、会议费报销单几个场景，并对场景的前端系统、表单和表单的关键字段进行了梳理，主要信息包括如下表

• 场景化设计：

· 主要字段是否趋同：分析以上四类报账场景，其单据信息都包含以下几个方面。

· 基本信息：包括填报人、填报人公司、部门、本位币金额

· 费用承担公司、包括部门、项目、比例、金额、本位币金额

· 费用明细：包括费用类型、金额、币种、本位币、税率、对应费用业务明细信息

· 账单明细：包括发票号、发票代码、金额、税码、税率、可抵扣金额

· 收款信息：包括收款供应商、银行账号信息

· 预算控制信息：包括预算金额、当前占用金额

· 审批流程：包括本人提交-项目/部门审批-承担项目/部门审批

· 申请信息：包括差旅费用类型，差旅起始日期、差旅结束日期、费用类型、金额

· 支撑材料：包括需要支撑报销附件资料

· 前端系统是否趋同：分析四类报账场景，国内与国际差旅费用报销趋同，除了 OA 出国申请，其他都一致，且 OA 出国申请并不影响差旅以及报销；通讯费报销以及会议费报销趋同；但是差旅报销与通讯、会议费报销前端不趋同。

· 场景是否可明确切分：国内费用报销与国际费用报销，除了出国申请，差旅报销并无差异，并且用户在同一趟出差中，可能会涉及国内国际的出差，不可切分；对于差旅报销、通讯、会议费场景，经过分析可明确区分。

根据以上三点，梳理结果如下

依据以上梳理结果，我们对国内、国际差旅报销进行场景合并处理，员工季度报销与市场费用报销分开处理。

• 场景化表单界面设计

除了结构化的设计外，我们对于使用者来说，要进行区分处理，即

• 在用户界面：主要提供导航式的表单录入，非必要输入的信息默认隐藏处理，对于差旅报销，自动集成差旅以及商旅系统数据，无需再次输入，预算检查实时进行检查。对于

• 审批者界面：主要提供预算控制对比，金额差异的界面，自动提示是否满足预算管控以及出差申请匹配，节约审批时间。

• 财务共享中心审核界面：主要附加展示票据合规、内控合规界面。

• 用户模拟：邀请关键用户以及最终用户，进行模拟上线后的情形，如出现不能满足的场景化设计方案，则从场景梳理开始进行调整，迭代到满足要求。

最终，我们通过需求决策管理以及场景化的表单设计，既提升了用户体验，又满足了管控需求。以上是基本的设计过程，然而每家企业的背景和业务复杂性各不相同，不能生搬硬套。在具体应用时，需要根据企业实际情况进行适当的调整和改进。