企业为什么需要文档协同

现在是一个快速办公的时代，效率的提高就是绩效的提高。在越来越多的办公场景中，我们都能看到文档协同编辑的出现，协同文档编辑能够让多人在线编辑，充分提高了工作效率，所以被人们大量使用。  

那么今天，我们就来具体聊聊企业为什么需要文档协同以及如何实现文档协同。

什么是文档协同？

所谓文档协同，就是企业内需要多人处理的文档通过实时的多人在线一起处理来提升效率，而不用再 A 修改完交给 B，B 交给 C,C 再交给 A 的繁冗过程。在线协同可实现 ABC 三人或是更多的人同时一起处理，并且还能记录谁修改了什么。

文档协同的优点

协同办公文档的优点：

• 实时保存

• 在线编辑

• 多人协同

相对于传统的办公文档来说，文档协同的优点非常多，在线编辑，多人协同，这是最大的特色，而作为经常码字的笔者，曾经用传统文档再办公的时候，遇到突然电脑挂了，自动关机，重新开机后，居然没有保存，（很多人会说可以设置自动保存）但是自动保存是有时间间隔的，如果设置的时间比较长，那么恰好在那一个时间码了非常多字，电脑重启了，就全部不见了，一切又得从来。

而在线协同办公文档是实时保存的，是不用担心因为突然电脑出问题或者关闭文档而出现数据丢失的问题。

另外关于在线编辑，也是非常方便，咱们有时候做得文档存放在电脑上，一个是不方便打理，二是有时候手机上想看看还得传到手机，非常不方便，而在线协同文档则很好的解决了这个问题，在一台电脑上把文档编辑好，去到另外一台电脑，只需登陆账号，即可马上查阅之前刚编辑好的文档。

另外手机上也是一个道理，下载 app，直接打开登陆则在手机上就可以查阅，非常方便。

多人协同，这个对于协同办公来说真的是太重要的基础性工具，协同文档是可以创建工作空间，制定团队成员等功能，多人对文档进行编辑修改，创造，是很有创意的，很有激情的。

为什么要使用文档协同工具？

工欲善其事，必先利其器。在我们了解软件之前，让我们谈谈为什么我们需要文档协作工具。

• 实时协作：如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果，文档协作工具将为您省去很多麻烦。

• 版本控制：这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能，大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。

• 管理审核流程的能力：通过电子邮件共享反馈可能无效，因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务，消除所有其他干扰。

• 提高安全性：电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。

• 使用情况跟踪和报告：这在许多情况下都很有用。想象一下，你正在培训一位新员工，并且你想知道他们是否看到了你的入职说明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。

• 集中式知识库：一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项，这使得管理团队的集体知识变得更加容易。

事不宜迟，那么接下来就让我们一起来看看最好的文档协作工具。

最佳文档协同软件

这里推荐 Baklib。其是一款在线制作知识库、产品手册、帮助中心、API 文档、产品介绍、在线手册等的软件，能够帮助企业实现内部知识协同和外部宣传。

它不仅仅是一个文档协作工具，它还是一个成熟的知识库，使您能够与您的团队或客户快速捕获、存储和共享信息。

在文档协作方面，Baklib 提供了一个简洁明了的界面，让你可以快速创建文档并共同编辑它们，同时跟踪以前的版本。多个访问级别让你可以完全控制谁可以看到你的内容——你可以在线发布、在内部共享、生成通用的可共享 URL 或邀请特定的人。

随着社会信息化的深入发展，文档协同已经成为了企业的必要选择。希望今天的分享对你有所帮助。