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企业知识管理体系怎么搭建和运营?

作者:小炮
  • 2022 年 6 月 02 日
  • 本文字数:2242 字

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企业本身的业务需求、外部各类标准规范的要求、数字化转型趋势带来的便利,让更多的企业开始搭建知识库,开始试图通过知识管理去提升组织的效率和创新能力。KMCenter 的研究也显示了,从二十一世纪的 20 年代开始,大部分机构都会开始知识管理之路,知识库和知识管理正在成为现代化企业的标准配置和元能力


企业为什么需要知识管理?

在谈论这个问题之前,我们先来看看一些在企业中常见的问题。

  1. 你给员工的培训是不是都培训的技能,他很厉害了,一旦离职,能给企业留下什么?

  2. 为什么你老板知道的很多有用的咨询,下面的人却一问三不知?

  3. 专业的问题是不是往往没人懂,不停的给客户、同事、新人培训,重复浪费大量时间?

  4. 激发 OKR 创意,辅导 KPI 指标,这些背后的经验和做法能不能变成既定工作流程?

  5. 是不是信息和配套文件跟不上组织、产品、流程的迭代,大家总是晕头转向?

  6. 新员工入职是不是了解公司和工作的非常有限?工作上手慢,又没有人去教?

以上这些问题是不是戳到了你的痛处,如果是的话,接着往下看,看看企业进行知识管理会给企业带来哪些好处。

  • 提高跨部门信息分享效率,达到加值效果:让关键信息进行集中整合,方便检索,减少查找时间;

  • 加速企业的创新和经验积累:把工作创新,经验积累等已固化的知识变成既定流程,通过个人与企业间的传递和重组,增加知识的价值和积累,提高创新能力,降低营运成本;

  • 能够建立起来标准的企业法则 :建立企业知识管理里的标准化信息,标准化解决方案、标准化流程及操作手册,标准化服务等,提高业务流程的效应速度和响应质量;

  • 降低员工离职的知识损失:企业的知识系统被整合和管理,会随着时间和经验成几何式增长,不会因为员工的离职,而造成企业无法成长或知识中断的困局;

  • 提高新员工的融入速度:完善的知识培训和既定的知识参考,可以让新员工迅速融入工作,发挥价值。

了解了以上知识管理对于企业的好处,也就明白了知识管理对于企业来说还是很有必要的。那么想要实施知识管理、搭建知识管理体系该如何做呢?

知识管理的步骤

知识管理的核心操作步骤,分为四个层次:

一、基础层次,基于知识本身的管理

这是知识管理架构实施,是将组织存量的知识进行梳理,建立知识分类结构和体系,同时规定各部门和职能的知识产出要求。

知识体系的架构通常分为:

  • 共享知识:指企业固定不变可共享部分,比如规章制度

  • 显性知识:指既定明确参考使用部分,比如产品手册

  • 体系知识:指当下使用的具体操作方式或解决方案,比如 SOP 手册

  • 再生知识:指利用员工经验和最佳创意积累的成熟经验,比如业务共会笔记;

通过梳理知道组织有什么知识、通过分类将这些知识放到固定的维度和分类下,提高员工发现和定位的效率,保存了显性的资源。

二、做应用层次,用知识管理方法解决具体问题

许多组织和机构并没有全面的知识管理,也没有做以上基础层次的知识管理工作,但基于组织运营中的核心需求发现需要去做知识管理的工作,就用知识管理的方法去解决这些问题。

比如有许多企业大学从培训、员工教育和人才培养的角度去做知识管理,收集各种课件、课程视频、最佳实践等资源,建立知识库支撑员工学习。

还有从质量管理角度做知识管理,为了更好地质量管理要求沉淀经验教训,便于改进优化之前的质量问题等。相似的还有从标准化角度、创新角度的切入。

这种知识管理推动方式相对于仅仅站在知识立场上的推动,效果更好一些,原因在于这种情景下知识管理的目标明确而聚焦,将职能的需求转化成对于知识的需求,更容易见到成效。但在实践中,这个层次仍然存在着问题,归纳起来就是:

知识的层次性较低,大部分是业务产出(各类报告、图纸、经验总结)的各类知识原料,而员工工作中核心需要的能够真正指导工作的知识内容欠缺,更缺乏更高层次的流程知识、情景和战略的知识

知识组织的层次较低。依然是按照传统的知识分类、导航、搜索方式进行,无法解决使用者“不知道自己不知道”的问题。

三、系统化层次,纵向传承与横向协作

该层次的核心在于:

  • 全面:各业务、职能全面的知识管理,而不仅仅是第一层基础的管理或者第二层点的管理;支撑多种目的,既包括效率的重用和复用质量的稳定性与提升,也包括高层次的决策、创新等。

  • 能力:通过系统的知识管理培训、研讨和实际工作,管理层和员工大都具备了知识管理的意识和能力,他们乐于用知识管理的方法去解决面临的问题,并且具备了相应的内容(知识生产、组织、模型的构建)。企业层面提供相应经费和人员支持,建立了系统的知识管理组织结构和考核激励制度,每个部门和团队都有明确的知识管理目标与方向。另一个方面是,专业人员和业务专家具备知识管理的相应能力,可以基于需求去组织知识图谱、场景图谱,支撑核心工作。

  • 价值:通过知识管理对于组织各层级的管理者和员工、各类型工作的支撑,直接产生价值,促进绩效达成,形成良性循环持续投入

四、自动化层次,知识工作自动化

自动化是知识管理应用的技术实现层,市场上有很多软件,也有很多办公软件平台可实现知识应用的技术展现,畅想一下就是:未来的知识管理很重要职能是由人生产出标准化的知识,然后让机器去实现,而竞争优势在于谁最先标准化这些知识,谁能创造出新知识。

知识管理体系搭建

搭建知识管理体系,其基础是搭建知识库。

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