Baklib 知识分享|企业文档管理的一些策略

在信息化的数字时代，任何一个工作流程都涉及到各种文档数据的产生、存储、使用和管理，员工可以在此基础上完成在线编辑任务，跨组织跨地域的文件共享，以及企业知识的积累和沉淀。

企业文档包含企业的无形资产，如核心知识，文化内涵，商业经验等，越来越多的企业管理者意识到规范有序的文档管理对企业的重要性。然而，如何提高企业文档管理水平，已成为企业管理者必须考虑的问题。

企业文档管理存在的问题

1、分块存储

通常情况下，企业文档分散在不同员工的办公电脑和移动设备中，并没有统一的归纳和存储。这会导致很多不必要的问题，比如在查找信息时不知道文件在谁手里、旧文件存储位置记忆模糊、无法快速查找等。

2、文档权限不严格

企业内部信息和机密文件只允许少数人共享和流通，但是有时涉及到上下级之间的合作，甚至是企业内外合作，都超出了传统文件管理方法的控制范围，影响了企业的效率。另外，由于人员权限不明，核心文件易被误删，如果企业找不到责任人，只能自认倒霉。

3、缺乏文件共享和合作

团队内部文档的修改通常是通过微信、电子邮件等方式传输，导致文档输出多个版本，当其他员工重新编辑时，很难区分哪个是新版本，团队无法保证新版本的一致性，从而极大地影响合作效率。

企业文档管理解决方案

本文针对上述问题提出了一种解决方案，即利用文档管理系统来帮助企业有效地管理文档。

一款高质量、好用的文档管理系统，不仅可以控制安全，还可以快速查找，还可以实时跟踪文档，以及版本控制，这也是为什么现在很多企业都选择了用信息化来提升文档管理系统的原因。

一、企业需求

无论是哪一种企业，在选择文档管理系统时，首先要考虑企业对文档管理系统的要求，以及对文档管理的程度和效果，因为不同的文档管理系统都有其独特的功能和应用领域，因此企业管理者应从企业的需求入手，从中选择合适的产品。

二、产品质量

毫无疑问，文档管理产品的质量是放在首位的，信息的安全，功能的全面性，系统的稳定性，操作的易用性，当然，文档管理系统重要的就是稳定性和安全性。

三、服务保障体系

任何一种先进的文档管理系统，其服务体系都是非常重要的，这也是商家诚信的重要标志，如果文档管理系统的制造商不具备良好的服务意识和服务能力，那么文档管理系统就不能发挥出应有的作用。

总之，选择一套适合自己的文档管理系统，既要考虑企业的实际情况，也要考虑到产品的质量和服务商的保障体系，当然，一款好的文档管理系统，也应该在与企业共同成长的同时保持发展，保持更新，具备持续不断地为企业提供新的技术、新服务的功能。

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