文档管理系统平台：实现文档管理现代化

随着信息技术的飞速发展，信息资源的数字化、互联网化进程不断加快，文档管理信息化建设已成为人们关注的热点问题。为了适应当今社会信息化、互联网化的发展趋势，企业、学校、部门等都需要信息化管理。

文档管理系统是什么

文档管理系统通过建立统一的标准规范整个文档管理，包括规范各业务系统文档管理，构建一个完整的文档资源共享服务平台，支持文档管理全过程信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流与数据流建立在基于服务模型的系统平台之上。

文档管理系统可为企事业单位文档现代化管理提供一整套解决方案；文档管理系统可为使用者提供完整的文档管理及网路查询功能，亦可与本单位之办公自动化及 DPM 之设计过程管理，或结合 MIS 资讯管理系统，形成一套完整的现代化资讯管理互联网。

当前文档管理中存在的问题

一、实现互联互通困难

建立多个业务系统的数字文档，或跨地域跨部门的大型企业，容易形成“信息孤岛”，难以打破不同地域、不同系统之间的壁垒和界限，信息共享率低，难以实现整体数据的展示和分析。

二、数据质量难以控制

传统文档管理人员的专业水平参差不齐，不同部门、不同地域的文档管理工作或多或少地存在着差异，导致文档资料质量难以保证，难以实现统一管理、统一调配。

三、难以提高使用效率

传统的借阅、查询、查阅时间长，不能实现全文检索，效率低下；没有互联互通的文档更新速度也不如智能文档快，这使得大量可供参考的历史资料复用程度降低，从而削弱了文档保存的重要性。

四、成本控制困难

传统的文档保存耗费大量的纸张和空间，而在调取和还回过程中，往往会耗费大量的时间和精力，造成文档存调成本高、难以控制。

五、储存环境难控制

传统文档的制作材料、温度、湿度、光线、污染物等因素对文档的“寿命”影响较大，而这些因素又较难掌握。

从以上几点可以看出，文档管理中存在着许多问题，如果不加以解决，虽然不会产生什么实质性的影响，但是仍然会带来很多的不便。相反，如果能够解决文档管理的问题，或许可以让自己在各方面都得到提升。

文档管理工具的角色

(一)提高生产力

文档管理系统工具的出现，逐渐取代了传统的单一文档归档模式，不再需要像以前那样对文档内容进行过多的编辑，只需要按照系统工具的提示，一步步地进行归档、归档。一旦发现不正确的文档信息，可以直接在系统中进行更正，省去了传统的文档管理模式所需的重新编辑、打印等环节，节约时间和资源。

若发现遗漏的文档资料，可直接插入补充资料，方便快捷，省去因不熟悉其他办公工具而造成的错误；使用者可随时查阅文档资料，直接用关键字或其他方式查找文档资料，只需简单查找即可，不需翻阅，效率大大提高。文档相关文档的输出采用统一电子格式，与大多数计算机系统兼容，便于打印、传阅。在信息上报方面，系统工具处理结果直接加密上传至上级主管部门，节省人力、时间。

(二)提高文档内容信息的开发能力

文档管理系统工具，在编辑完文档的基础信息后，添加扫描后的电子图片，这样就能同时打开目录文档，方便文档管理人员查阅和上报文档。

文档管理系统工具还能对相关文档进行相关编辑，使文档资料能方便地通过检索工具查找，使使用者能更好地了解事件的来龙去脉，使文档内容发挥更大的作用。

同时，该系统工具具有数据的传输、接收、备份、恢复等功能，具有用户管理、日志、事务提醒等功能。

(三)加强文档保密性功能的实现

一般的办公工具，只能设置简单的密码，很容易泄密，但文档管理工具可以设置管理员和查阅人员的权限，设置权限管理，可以设置权限管理人员的权限，达到保密的目的。当查档人员查档时，系统会自动记录并形成查询日志，对数据传输、用户存取、内容打印等操作进行安全设计，确保文档使用的安全性。文档管理系统工具还配有电子锁，即使有人打开文档管理员的电脑，也无法打开文档管理工具。

选择适当的文档管理工具

上面已经提到了文档管理工具的功能，证明它在办公中仍然是必不可少的，那么现在的问题是如何选择一款好用的文档管理工具。

一款可用于文档管理的工具 Baklib，它具有以下特点：在线协作，多人协作，文档处理，博客建站。

对文档进行集中整理

协同在线操作

多级权限管理

禁止复制水印

支持独立域名的设置

网站共享功能

在现代社会中，文档现代化管理的重要性不言而喻，实现起来并不困难。所以重要的是如何有效的实现方式，这里只是分享了工具工具的帮助，但是真正的选择，还是要根据自己的需求，选择适合自己的。