如何避免财务共享流程设计不够落地导致实施初期重新设计的问题

作者：黄晓峰 

财务共享中心的流程设计是建立财务共享中心的重要组成部分，也是财务共享中心实施的基础。财务共享规划阶段的流程设计，只是单纯把现有流程拆分出业务端、业财端、共享端就可以吗？财务共享规划阶段流程设计不够细、导致无法落地，或实施阶段重新设计的情况如何避免？以简单标准化进行设计，往往会导致流程效率下降，业务或业财端抱怨连连。基于此，企业是否发现是因为流程设计未充分考虑业务场景，从而导致系统不够智能所造成的？

笔者曾深度参与过多家大型央国企财务共享服务中心规划及系统实施，总结认为财务共享流程设计需要关注的主要问题包括：

（1）制定统一的工作标准，使其既适应业务特点，又适应财务管理要求；

（2）从组织架构、业务流程、信息系统等方面为财务共享中心提供支撑；

（3）基于不同业务类型及不同规模，建立具有针对性的工作流程；

（4）根据业务需求，对业务流程进行优化，以减少重复活动和作业，提高工作效率。

财务共享服务中心的流程设计，其核心在于业财融合流程。财务共享服务中心的全业务共享流程包括：费用报销核算、采购到应付、销售到应收、资产核算、资金结算、存货及成本核算、总账核算、财务报告等领域。在此基础上，根据业务规模、业务类型及业务特点，建立具有针对性的工作流程。同时，应考虑到财务共享服务中心的组织架构、信息系统等方面对财务共享服务中心的支撑作用。此外，在流程设计过程中还要考虑到企业内部控制及风险管理要求，以确保财务共享服务中心建设工作顺利进行。

很多企业在进行财务共享流程设计时，会碰到一个问题：如何在有限的时间里给出一个适合企业并且能落地的流程设计方案。这个问题在层级多、行业板块复杂的大型集团企业尤为突出。如要保证方案可落地，财务共享流程设计方案应该注意以下几点：

一、流程设计方案覆盖财务相关的全流程明细，建议交付文档里包含一份《某集团财务共享业务流程清单》。企业从流程清单就可以清楚了解涉及到财务的所有业务流程，判断财务相关业务是否有漏项。流程设计方案就是对流程清单中的每个流程进行详细说明。

二、流程设计方案可落地，建议提交交付物《某集团企业业务流程设计方案》，该方案内容建议包含以下内容：

1、业务描述（避坑一：定义不准确，用户看了不明所以），即对流程的定义，让初次接触某业务流程的人员看完该定义能对该业务有一个清晰的识别。

【举例（服务类应付确认核算流程）】

业务描述

该流程是针对企业因接受其他公司有偿的、直接或间接经济性服务产生的应付款项核算流程，包括生产经营性和基建类的服务结算。鉴于服务类型不同，可以细分为以下场景：外委费、修理费、财产保险费、仪表检定、安全生产费、租赁费、劳动保护费、铁路费用、发电权交易费、灰渣处置费、环保费用、试验检验费、技术服务费、安全措施费、煤场费用、运输费、餐饮服务费、物业服务费、会务服务费、炉渣运输费、园区维护费、消防费用。

2、适用范围，即该流程适用的组织范围和业务范围

3、流程图（避坑二：写成系统流程图，没有从业务本质去思考和优化流程），即基于共享模式下的业务流程图，从业务本质出发，谁先接触数据源，谁先发起业务流程，可以清晰识别业务部门、业务财务、共享财务之间的分工。重点在业务提交什么单据进入共享，此处为业财融合的关键单据。参考如下如图：

4、流程描述（避坑三：输入文档不齐全，没有规范文档名称），对流程图中的各流程节点进行详细说明，主要内容有各节点的输入输出文档、操作角色。

【举例（服务类应付确认核算流程中的经办人填报活动节点）】

注意：输入的文档是否列举齐全到最明细文档，此处可以规范此类业务的文档名称，后续应用智能审核点规避漏传文档附件

5、稽核要点（避坑四：审核点梳理不清楚，职责切分不清楚，让用户觉得多了一道审核），对流程图中的需要审核的各节点提炼稽核点及稽核规则，主要内容有各节点的审核点及审核规则。

【举例（服务类应付确认核算流程中的共享初审节点）】

注意：共享财务的初衷是让属地财务从核算工作中解放出来，从事更有价值的业财工作。在流程设计的时候，根据业务需求属地财务的审核点和共享财务的审核点一定要切分清楚，并且各审核点一定要能落地执行且可以具体考量。

6、业财属性字段（避坑五：重点业财属性说不清楚，不能自动入账），说明该流程需要承接的业务属性，此业务属性可以作为审核支撑数据，也可以作为管报所需要的数据源，同时也是入账的依据。可以理解成收支项目（费用项目）+业务部门+业务板块+相关字段。

7、核算规则（避坑六：不能写到最明细分录，业务还拆的不够细），此处非常重要，如果一个业务流程最终不能确定具体明细分录，证明该流程还不够明细，需要再拆分，包括摘要也在此处标准化处理。

举例（某企业服务采购应付确认流程的入账规则）：

1.摘要

确认应付+【供应商】+【收支项目】服务采购款

根据收支项目的不同，借方列入不同的科目。

2.分录

1)综合物流类、劳务服务类：通过物流成本/劳务成本归集，月末自动结转至主营业务成本：

借：5601xx 物流成本-明细科目{部门、业务板块、业务品种、内部订单}

或 借：5201xx 劳务成本-明细科目{部门、业务板块、业务品种、内部订单}

借：2221010101 应交税费-应交增值税-进项税额-一般{部门、税率}

贷：220201xx 应付账款-确认-明细科目

或 贷：2241xx 其他应付款-明细科目

2)生产制造企业：为生产发生的服务采购记入材料成本或制造费用

借：5001xx 生产成本-明细科目

5101xx 制造费用-明细科目

借：2221010101 应交税费-应交增值税-进项税额-一般{部门、税率}

贷：220201xx 应付账款-确认-明细科目{客商、部门、业务板块、工程项目、研发项目、款项性质、业务品种、内部订单}

或 贷：2241xx 其他应付款-明细科目{部门、客商、业务板块、业务品种、内部订单}

3)集团内企业，供应链业务板块发生的运费、仓储费等分摊规则：运费按采购批次分摊到主营业务成本，仓储费不分摊直接进销售费用

借：6401xx 主营业务成本-明细科目

或 借：6601xx 销售费用-明细科目

贷：220201xx 应付账款-确认-明细科目{客商、部门、业务板块、工程项目、研发项目、款项性质、业务品种、内部订单}

或 贷：2241xx 其他应付款-明细科目{部门、客商、业务板块、业务品种、内部订单}

综上所述：每个明细流程都能落地到最明细科目的《集团企业财务共享业务流程设计方案》才能最终由实施方落地。