在项目管理的 49 个过程组中，会议是其中 27 个过程组的重要工具，认真的开好每一个会议，是项目成功的开始，今天就跟大家分享下如何去设计和完成一个有效的周期性会议（周会，月会）。

会议目的

周会是 PDCA 在周度的重要呈现和检查界面，周会断了，PDCA 就断了，目标达成的保证就更无从谈起了；同时周会也是组织统一思想和目标的重要场合，实践证明，连周会都拉不起来的部门往往目标不明确，团队一盘散沙，所以稳定的周会是目标达成和团队战斗力的基础保证。

会议氛围营造

会议是为了促进大家更好的达成目标的，是一个大家一起解决问题，分享经验的场合。每个人应当怀抱希望而来，满载收获而去，所以开会应该是个让人兴奋的场合。绝对不能把周会营造成只有汇报挨批，死气沉沉，大家每次来都是带着上坟的心情这样的氛围。

会议制度

无规矩不成方圆，所有的会议都应该有条有理，有规有矩。会议制度主要包括制度条款和对应的奖惩。

1. 按时与会，不迟到，不早退：会议是一个多人沟通的场景，不按时到场，不仅是对时间的不尊重，也是对他人，对会议的不尊重。

2. 会议中不进行与会议无关的操作，比如交头接耳，玩手机等。

3. 会议前发出会议相关材料，造成会议上信息同步效率低下。

会前准备

做好会议准备可以让会议更加高效，所以周会中非常重要的一个点是做好会前准备，这包括许多方面，也涉及许多部门和人员，对于与会人来说，最重要的是会前材料的准备和会中内容的准备。

确定会议基本信息

主题，与会人，时间，议程等都是一个会议必不可少的部分，会议开始前一定要先确定清楚这几个点。

确定会议主题： 会议的主题一定要清晰明了，让人一眼就可以看出会议是要讨论输出什么或者解决什么问题。

确定会议参与人 主持人 确定会议纪要人： 会议本身就是为了保证人与人之间的有效信息同步，所以会议相关人必须提前确定好，该来的一定要来，不管是接入会场，还是远程电话，视频接入；不该来的一定不要来，避免造成负向影响。

确定会议时间 明确的时间可以让与会人可以提前合理安排自身工作，做好会议准备，会议时间的确定要结合与会人的时间一起协商确定。

确定会议议程 会议议程是一个有准备的会议的重要体现，每一个会议都应当议程明确，环节清晰，这是计划的基线。

预订会议室

不同的会议需要的会议室设备不同，所以定会议室的时候需要提前确认会议室的设备是否满足需求，比如：

1. 是否有白板，白板是否可移动。

2. 是否有投影，投影是否可用。

3. 会议室大小是否够用。

发出会议通知

根据会议的类型和重要性确定会议通知发出的提前日期，比如周期性的会议可以提前一到两天通知，重要的或者大型的会议要提前一周甚至更久。

会议的通知要以接受者为准，保证与会的每一个人都确认接收到通知。

通知的方式可以结合邮件，微信，企业微信，电话等多种方式。

预演会议流程

沙盘模拟永远是最高效，成本最小，成功率最高的做事方式，一个会议与会人很多，我们应该做好准备，尊重每个人的时间，所以会议的组织者需要提前预演会议流程，确定好各个环节不同角色的输入输出以及可能存在的风险，并提前解决。

提前调试设备

为了避免所有人到场之后才开始启动设备，会议的组织者需要提前进入会场，连接并调试好设备。

提前发出会议资料(周度总结报告）

为了保证会议的高效，所有的会议材料都应当提前做好准备，而非会议过程中做准备，对于周会，最重要的就是提前做重度总结，并发出报告。

会议资料包括 2 部分，第一部分是周度的数据呈现和分析，第二部分是根据分析之后的结论性行动操作，遇到的困难以及需要的支持和帮助。

数据呈现

数据指标及变化是工作结果的最直接呈现，不看数据指标，就等于盲目瞎干，很容易浪费资源。在周期性复盘中一定要重点关注数据指标的达成和变化趋势，数据指标建议如下：

数据指标最好是项目 KPI 及跟自身项目的 KPI 直接相关的重点过程量。

如果 KPI 指标目前已经有数据，那数据指标就呈现 KPI， 比如 Margin, GMV.

如果 KPI 指标当前还没有数据，但有 KPI 达成的过程量，则呈现重点过程节点数据, 比如留存，转化率，单日消耗。

数据分析

数据分析是每个管理者的必备基础能力，能不能做好数据分析，是衡量管理者专业水平的重要标准；所有的分析都是为了更好的达成目标，对于我们来说，最重要的分析理念就是”跟目标比，跟过去比“。对于重点的 2 个分析：

• 环比变化分析：相比上一周期我们是做的更好还是更差。

• 预期偏差分析：我们跟计划是否有偏差。

在分析的时候我们可以从如下维度思考：

• 数据涨了，为什么涨，是外部客户，市场的原因，还是我们自己的原因？

• 数据涨了，我们是不是能保持，扩大，能保持多久，能扩大到多少？

• 数据涨了，我们的涨幅跟友商比处于优势还是劣势？

• 数据跌了，为什么跌，是外部客户，市场的原因，还是我们自己的原因？

• 数据跌了，还会继续跌吗？会跌到多少，会跌多久？

• 数据跌了，我们能有什么改进方案？这些方案中哪些是可能最有效的？

• 基于这样的数据变化和现状，我在下一个周期能把数据做到多少？

• 我需要谁的帮助？我需要他帮我做什么？

同时，会议的每一个人应当提前在脑海中演练过自己要在会上讲什么，自己的问题是什么，自己想听什么，周会人数多，时间有限，细节的盘点如果在这个会上进行，时间会被拉得非常长，应该会前把能提前做的决策全部做完，不能做决策，个人或小范围内搞不定的才提请到会上，会议需要做汇报，但不是每一件事都是摆出细节让 Leader 做决策，而是自己做决策，Leader 做判断，指引，建议。

按时到场

会议室一个有仪式感的场合，每个人应该尊重其他人的时间，精力。一个人迟到，其他所有人都要等待，消耗的不仅是时间，精力也是个人的信誉和在大家心中的形象。

为什么要迟 3 分钟，为什么不能早 3 分钟，这个是要思考的问题。

会中执行

同步上周待办进度

这是上周待办完成进度的重要检查点，有了这个检查点，周度的待办完成进度就可以被清晰的数据化呈现，也有利于所有人更好的完成待办。

按议程执行（发言）

会议过程中最重要的就是按议程执行，这个过程中理论上每个人都要发言。

我们的目标是团队的目标，而非主管一人的目标，每个人工作了一周，一定有做的不好希望求助的，吐槽的，也一定有做的好的迫不及待跟大家分享的，这才是一个团队，大家都为了共同的目标不断贡献。周会是所有团队成员都在的沟通场合，每个人都应当有所输出，有所输入，所以每个人都发言，才可以更好的打造我们的团队凝聚力，最大化发挥团队的力量。

会议时间控制

会议中如果没有时间控制，很可能出现内容发散，时间超时的问题，会议的时间控制要严格契合会议议程，超时就需要立刻终止，这样虽然对与会人的要求高了，但是有利于与会人主动思考，充分做好会议准备，而这个思考和会议准备的过程，其实也是对工作本身的复盘。

记录待办

会议过程中会产生各种代办，我们需要明确的记录下来，避免关键问题的解决方案后续无人跟进。

在记录待办的时候，待办的需求方，资源方和会议纪要人都需要对此进行关注，会议纪要员需要在会议结束后跟待办的资源方和需求方确认待办内容。

给予评价

团队中每个人每周的工作总会有做的好的，做的不好的，周会上可以通过给予奖励，鼓励，批评，压力等方式正向或反向激励团队成员，同时也可以为自己更好的建立权威。所以在会议之前想好我这次会议要夸谁，要鼓励谁，要让谁做分享，要给谁加压力，日常认可和鞭策看似小，但却是执行过程中非常影响人员战斗力的因素，不可忽视。

确认待办

会议主议程结束，所有与会人员都在场，且大家对于会议内容记忆还处于新鲜状态，所以对于简单的待办，要跟与会的待办资源方确认待办及其意义，并保证量化可执行，要有明确的输出物和执行人，只有大家对待办的重要性和输出的理解保持一致，待办的执行才能够被落地。

待办量化原则

会议中，我们会给自己，给其他人留待办，为了避免待办分派不清晰产生的反复沟通时间消耗及理解不一致带来的沟通矛盾，在输出待办的时候我们要坚持量化原则。

每一个待办必须明确的指出需要什么人在什么时候输出什么东西，输出物必须是可检查的，比如邮件，会议，数据文件。

坚持可视化，量化，不允许出现不可检查的待办。

比如”我下周要多跟大家沟通”修改为“我下周五和 X，Y, Z 各执行一次沟通”。

比如“我下月要提高产品稳定性”修改为“我要把产品崩溃率从 10%降低到 3%”

比如”我下周要优化留存“修改为”我下周要针对 X 产品使用 Y 类型素材测试 $500 预算，计划留存提升到 50%“

会后跟进

发出会议纪要

有会议就必须有纪要，不管是经验分享，教训总结或者争论的过程结果，会议最精华最重要的内容记录点都在这里，有了它，整个会议才能够有迹可循。俗话说的好“好记性不如烂笔头”，人脑的记忆有限，会议纪要也是一个知识共享的过程，一定不要吝啬手上的纸笔。

跟进待办进度

会议之前每个人带着会议能够帮忙解决问题的希望，或者能够分享自身经验的喜悦而来，每一次会议的决议和待办就是让大家感到不虚此行，满载而归的收获。完成这些待办，不只是我们达成目标的执行力确保，也是大家在工作中充实，快乐，不断成长的源泉。所以会后有人跟进待办，保证待办执行，保证大家提出的重要问题被解决，一定要做到。

执行待办 &同步待办完成进度

每个待办的资源方有责任执行待办，以及及时将待办的完成进度（百分比，遇到的困难，所需的求助）反馈给需求方，保证需求方信息被同步的及时性，同时也可以控制好需求方的预期。

确定下次会议组织人

如果会议的组织人不是固定的，则会议结束之前一定要确定下次会议的组织人，会议组织人是会议的责任人，没有会议组织人，就不可能有高效的会议。