自己做的 PPT 总被批「缺少干货」？试试先回答这三个问题

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这是 Productivity Hacks 的第 3 篇

全文约 1800 字，阅读时间约 5 分钟

上周接了个培训需求，要给新入职的大学生讲「PPT 和 Excel 的高效使用技巧」。说实话，当时内心是很焦虑的，因为这类「技巧」非常零散，几乎全部都与具体的需求场景相关，很难构成一门课。而且学员本身对软件操作的熟练程度参差不齐，用「课程」的形式来进行训练就比较容易产生「会的吃不饱，不会的跟不上」等情况。



但做完前期的需求调研后我发现，尽管大部分学员都提到自己就是想知道有什么「骚操作」能提升做表的效率或者让 PPT 显得炫酷，但隐藏在这些表象之下的真实问题其实是：缺少对实际使用这些表或 PPT 的场景的需求分析，以至于做着做着就走偏了，把要解决的问题忘在了脑后，开始纠结研究软件操作，最后做出来的东西马马虎虎，形式大于内容。



今天，我们拿 PPT 举例，来聊一聊工作场景下，如何确保你做的 PPT 「有干货」。关于提升效率的操作我们下周再聊。



首先，大多数人拿到一个要做 PPT 的需求之后就开始打开 PPT 制作软件，然而估计此时的大脑就跟开始界面一样空白。





直接开始做所带来的问题并不会在这个阶段显现出来，而是随着制作的进程推进，到后期问题会越来越多。比如：做到某页发现缺个数据，然后开始跑出去找数据做表；再然后粘贴进来发现格式不对，又要开始调格式，然而前面调完的格式参数做到后面自己也全忘了，导致每一页格式可能都不一样，但由于这些都是粘贴进来的内容，没有使用母版添加，也就没有办法用修改母版的方式统一调整；更恐怖的是，做完了初版发给 Boss 审核，结果一句话打回来说逻辑不对，又要从头来一遍。





这都是没有「磨刀」导致的后果，在不「磨刀」的情况下，反而是操作效率越高，错的就越离谱。



如何改变这种情况？答案很简单：先写大纲。



但大纲并不是把每页的大标题写出来就完了，大纲至少要写到「任意一个不相关的第三方看了之后也能直接依葫芦画瓢把 PPT 做出来」的地步。



如何做到这样？我一直用的就是下面这个工作流：





第一步，问自己：这个 PPT 是给谁看的，TA 们想要了解什么？比如，给 Boss 看的项目总结类的 PPT 就是要回答三个核心问题：达成了什么效果或是否达成了之前设定的目标，花费了多少资源/成本，后续计划是什么。



第二步，问自己：你希望看 PPT 的人在看完这一页之后有什么感受/收获/行为？比如，产品发布会上想让观众觉得我们的产品比友商牛 X 多了，或者经营分析会上想让大佬们觉得哪怕现在有亏损，但这依然是一个值得投入的新方向。用最朴素的语言把你的期望写下来。



第三步，问自己：有什么数据、案例等素材，以及这些素材要如何组合，来支持这一页达成第二步的目标？比如，如果需要让观众觉得我们的产品比友商的更牛 X，那就需要对应的 benchmark 数据，并且还要用明显的形状或颜色来凸显我们的领先优势。在这一步上，你甚至都可以简单地画一些布局草图，把页面上元素的大致位置都固定下来，标记出你要重点突出的部分，以及突出的方式，改变颜色、字重，或者添加动画及转场效果，能想到的反正都先往大纲里塞。



这三步做完，你大概会有一个这样的大纲框架：





到这里先停一下，不要接着往下做了，出去吃个饭，或者睡一觉（如果时间来得及的话），把大纲放一段时间，然后再回来读一遍，有条件的甚至还可以直接用大纲演练一次，或者多找几个人交叉看看。



这一步的目的是为了调整和确认整体逻辑是否合适，逻辑一旦有问题，「失之毫厘，谬以千里」。确认大体没什么问题了之后，我们再开始填充内容。



对于填充内容，也请先不要打开 PPT 制作软件，我们可以新建一个文件夹，然后把每一页需要准备的素材按照大纲中对应的页码命名标注后放进去。制作 PPT 的「制作过程」本身只是一个偏机械式的复制粘贴过程，不需要也不应该再浪费时间在寻找素材上，提高效率的前提就是要把它们提前准备好。



至此，你应该已经有了一份内容符合场景需求且逻辑严密的大纲，以及一个对应大纲里具体每页所需要的支持素材的文件夹。这时候，我们才开始打开 PPT 制作软件，来进行素材的「搬运」，以及布局、设计等的调整。



至于具体操作上有哪些可以提升效率的地方，我们下周继续分享。



总的来说，对于工作场景中所使用的 PPT而言，「大纲」的重要性远超过那些炫酷的「操作技巧」。我们确实可以通过一些操作技巧来提升制作 PPT 的效率，但如果最开始的方向都是错的，效率确实是提升上来了，但最终的产出就会有问题，工作质量就会受到影响，反过头来还要花更多的时间修复错误。「在最开始就把事情做对」才是效率最高的方式。



磨刀不误砍柴工。