适合企业的十款文档管理系统厂商分析

本文将介绍 10 款工具：PingCode、亿方云、Worktile、会博通、轻雀文档、锐捷云文档、乐云文档、HelpLook、M-Files、Dokkio。

在如今数字化转型的浪潮中，企业越来越依赖高效的文档管理系统来提升工作效率和信息安全。然而，面对市场上众多的文档管理系统，企业该如何选择最适合自己的方案呢？选择错误的系统不仅会浪费时间和成本，还可能导致数据泄露或管理混乱。本文将为你盘点 10 款值得关注的企业级文档管理系统。无论是注重安全性、易用性还是灵活性，这些系统都各有特点，帮助企业解决文档管理中的痛点。

一、10 款文档管理系统盘点

1.Pingcode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD 需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI 智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为 25 人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及 SaaS 等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是 360 集团旗下的专业企业网盘服务。一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达 65 万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持 Office/WPS 等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI 文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如 PDF 转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了 ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA 权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次 AES CTR 256 算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。

【官网：https://sc.pingcode.com/x9168】

3.Worktile

Worktile 是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile 提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile 在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.会博通

会博通是一家专注于企业级文档管理系统研发的高新技术企业，拥有超过 30 年的行业经验，致力于为各行业提供专业的文档管理解决方案。其产品广泛应用于金融、电力、制造等领域，深受客户信赖。

会博通的主要功能包括文档存储与归档、协同办公、权限管理、版本控制、全文检索等。系统支持多种文档格式，提供灵活的权限设置和安全保障，满足企业对文档管理的多样化需求。

会博通的优势在于其深厚的行业积累和技术实力，能够根据企业的具体需求提供定制化解决方案。系统界面友好，操作简便，且具备高安全性和可扩展性，帮助企业提升工作效率，降低管理成本。

适用于需要高效文档管理的各类企业，特别是金融、电力、制造等行业。无论是中小型企业还是大型集团，都能从会博通的解决方案中受益。

【官网：https://www.huibotong.cn/】

5.轻雀文档

轻雀文档是快手科技推出的一款企业级智能在线协作文档工具，旨在通过高效的文档管理和团队协作支持企业的快速发展。

该工具提供了一系列企业办公解决方案，从基本的文档创建和编辑到高级的协作和数据管理功能。

轻雀文档的主要功能包括在线创建和编辑文档、表格和演示，云端存储，实时多人协作编辑，历史版本跟踪，以及文件共享和权限管理。它支持多种文件类型的预览和编辑，适应多场景的企业需求。

轻雀文档的优势在于其强大的协作功能和云服务，能够支持团队成员间的实时通信和协作，同时确保数据的安全性和可访问性。界面友好，上手容易，适合各种规模的团队使用，特别是需要远程协作的团队。

适用的用户场景非常广泛，包括但不限于项目管理、文档共享、团队沟通等，特别适合那些需要高效率和灵活性的现代企业环境。

【官网：https://www.qingque.cn】

6.锐捷云文档

锐捷云文档是一款专为企业提供云端文档管理服务的系统，依托于锐捷网络的强大技术实力。作为国内知名的网络设备和解决方案提供商，锐捷在信息技术领域拥有丰富的经验和良好的市场口碑。锐捷云文档结合了高效的云计算技术和信息安全标准，旨在帮助企业提升文档管理和协作效率，适用于各类行业。

锐捷云文档的主要功能包括文档存储、版本控制、权限管理、在线编辑、共享协作以及流程审批等。用户可以在平台上方便地创建和管理文档，支持多种文件格式的导入与导出。系统的版本控制功能可以追踪文档的变更记录，确保数据的准确性与可追溯性。同时，集成的审批流程简化了日常业务流程，提高了管理效率。

锐捷云文档的优势在于其高安全性和稳定性。通过多重安全机制，保障企业文档数据的安全性。此外，系统界面友好，操作简便，用户可快速上手。强大的协作功能使得团队成员能够实时共享和编辑文档，增强了团队的沟通效率，适合需要频繁协作的企业环境。

该系统适用于各类企业的文档管理需求，包括中小型企业、教育机构、科研单位等。无论是日常文件的存储和管理，还是项目团队的协作，锐捷云文档都能够提供高效的解决方案，提升工作效率和管理水平。

【官网：https://www.ruijie.com】

7.乐云文档

乐云文档是一款文档管理软件，旨在为企业提供安全、高效的文档存储与管理解决方案。作为国内领先的文档管理平台之一，乐云文档在市场上享有良好的口碑，尤其是在安全性和可定制性方面，满足了众多企业对数据保护的高标准需求。

该软件的主要功能包括文档的上传、版本管理、权限控制、全文搜索、在线编辑及协作等。用户可以根据需求自定义工作流程，实现文档的智能化管理。乐云文档支持多种文件格式，确保用户能方便地管理各种类型的文档，并且能够与其他企业系统进行集成，提升工作效率。

乐云文档的优势在于其高安全性和灵活的私有部署选项，企业可以根据自身需求选择在本地服务器或私有云中部署，确保数据的安全与隐私。此外，乐云文档提供优质的技术支持和服务，使企业在使用过程中无后顾之忧。

乐云文档适用于各类企业，尤其是需要严格控制数据访问和保护敏感信息的行业，如金融、医疗、教育等。无论是文档存档、信息共享，还是团队协作，乐云文档都能提供全面的解决方案，帮助企业提升管理效率。

【官网：www.leyun.com】

8.HelpLook

HelpLook 是一个强大的企业级文档管理软件，广泛应用于各种规模的公司中。它特别设计来帮助企业有效管理文档和客户支持需求。HelpLook 支持多种功能，包括创建和管理 AI 问答机器人、AI 知识库和 AI 搜索，使企业能够提供高效的自助服务体验。此外，HelpLook 也通过其多功能的平台支持内容创作者、公司员工和客服团队，提高了用户体验和工作效率​。

HelpLook 的主要功能包括一个所见即所得的文章编辑器，支持 Markdown 格式，以及强大的团队协作和权限管理工具。它允许用户快速集成知识库或 AI 聊天机器人到自己的网站或应用程序中，帮助减少企业的客服成本，并提高客户服务效率。

该平台的优势在于其灵活的应用架构和易于使用的编辑工具，使得知识库管理变得轻而易举。HelpLook 提供了丰富的个性化功能和进阶功能，包括自定义导航栏、自定义域名、多语言支持等，允许企业根据自己的需求进行详细的定制和优化​。

HelpLook 特别适合需要快速创建和管理大量企业文档的用户。无论是需要基本帮助页面的小型企业，还是需要复杂协作和权限管理的大型企业，HelpLook 都能提供相应的解决方案。它的客户群体包括各种大小的公司，已被超过 10,000 家公司所采用，证明了其在企业中的广泛应用和市场认可​。

【官网： www.helplook.com】

9.M-Files

M-Files 是一款领先的企业信息管理解决方案，致力于帮助企业简化和自动化文档管理流程。它通过创新的元数据驱动架构，帮助企业有效组织和管理电子文件，从而提高过程效率并实现安全合规。

M-Files 的主要功能包括文件的自动分类、版本控制、权限管理以及与其他业务系统的集成，如 Microsoft 365 和 Salesforce 等。这些功能使得 M-Files 在提供灵活的文档访问和管理方面具有显著优势。

M-Files 的优势在于其高度的灵活性和可定制性，适合需要严格文档控制和业务流程自动化的企业使用。无论是需要支持复杂文件协作的大型企业，还是寻求简化文件管理过程的中小企业，M-Files 都能提供有效的解决方案。

M-Files 适用于需要管理大量文件和遵守严格合规要求的法律、财务和医疗等行业。无论是在云端还是本地部署，M-Files 都能提供稳定可靠的服务，并通过其 AI 和机器学习技术，使文档管理变得更智能，更符合企业的具体需求。

【官网：m-files.com】

10.Dokkio

Dokkio 是一款集成了人工智能技术的企业级文档管理系统，专注于云文件协作。该系统主要为需要高效管理和整理大量分散文件的团队和研究人员设计。

Dokkio 的主要功能包括管理多种活动、搜索和整理文件、以及将所有文件和内容集成到一个统一的平台中。这些功能帮助用户提高工作效率，特别是在项目管理和团队协作方面表现出色。

Dokkio 的一大优势在于其强大的人工智能工具，能够自动识别和标记内容，极大简化了研究和文档整理的工作。此外，系统还提供了丰富的搜索和整理工具，帮助用户快速找到所需信息。

Dokkio 特别适用于科研人员和企业团队，帮助他们在一个集中的平台上协作，从而提高整体项目效率和文档管理的安全性​。

【官网：www.dokkio.com】​

二、如何选择最适合企业需求的文档管理系统

• 需要评估企业的具体需求。这包括文档的数量、类型、访问频率、使用的设备以及需要的安全保障等。如果企业依赖大量的文档存储和多人协作，系统必须支持高效的文档共享和权限管理。

• 成本也是一个关键考量因素。每个系统的定价模型不同，有的是按用户数收费，有的则根据存储量收费。在选择之前，你需要对比不同厂商的定价，确保符合企业预算。此外，考虑到技术支持的质量也非常重要。无论选择哪个厂商，都要确保在使用过程中能得到及时、有效的技术支持。

• 不要忽视系统的扩展性。随着企业的发展，需求会不断变化，选择一个可扩展的文档管理系统意味着未来可以根据需要灵活增加功能和容量。这不仅能节省未来的升级成本，也能避免系统过时或无法满足新需求的尴尬局面。

三、企业级文档管理系统的核心功能有哪些

企业级文档管理系统的核心功能主要包括文档存储与归档、协作与共享、权限管理和安全性保障等。这些功能是文档管理系统最基础也是最关键的部分。文档存储与归档功能可以帮助企业将海量文件进行结构化存储，便于快速检索和分类。而高效的协作功能则能让团队成员在同一个平台上进行文档编辑、共享和讨论，避免了因文件版本不同而产生的混乱。

权限管理是企业文档管理系统不可忽视的一部分。通过对不同用户和部门设定不同权限，企业可以确保敏感信息的安全性。例如，只有特定的管理人员才能修改文档，而其他员工只能查看或评论，这样可以防止信息泄露或误操作。此外，系统还应该支持版本控制功能，避免不同版本的文件互相冲突。

安全性是企业选择文档管理系统时的重中之重。根据数据统计，2019 年全球因数据泄露造成的损失高达数十亿美元。为确保企业文档的安全，系统应具备加密存储、访问日志记录和多重身份验证等安全功能。这些措施不仅能有效防止外部黑客攻击，也能减少内部泄密的风险。

四、哪些文档管理系统能有效提升企业的工作效率

不同的文档管理系统有不同的工作效率提升方式。有些系统专注于简化文档存储和查找流程，通过智能分类和标签来提升检索速度。这样，无论文档的数量有多庞大，员工都能快速找到需要的文件，避免浪费时间在无效的搜索上。根据 Gartner 的研究，企业使用高效的文档管理系统后，员工的工作效率平均提高了 30%。

另一些系统则注重文件协作功能，允许团队成员同时编辑和评论文档。这种实时的协作功能能极大地提高团队的沟通效率，减少邮件往返和版本冲突，进而加速项目的进展。在全球疫情期间，云端文档管理系统尤其发挥了重要作用，团队即使远程办公，也能高效地进行协作。

此外，许多系统还具备自动化处理的功能。例如，某些系统可以自动标记和分类上传的文档，减少人工操作的时间。这些功能结合起来，能够帮助企业显著提升文档管理的整体效率，释放员工的时间，专注于更有价值的工作。

总结

在选择企业级文档管理系统时，关键在于找到一个符合自身需求的工具。从功能到安全性，再到团队协作和系统扩展性，每个企业的需求都可能有所不同。通过了解不同文档管理系统的特点和优势，可以更有针对性地选择最适合自己企业的方案。无论是 Dokkio 这种利用人工智能提升效率的系统，还是其他同类工具，最重要的是确保系统能够真正提高团队的工作效率和文档安全性。

常见问答（FAQ）

1. Dokkio 支持哪些文件格式？

答案：Dokkio 支持多种常见的文件格式，包括 PDF、Word、Excel、PowerPoint 等文档格式。此外，Dokkio 还支持图片、视频以及其他常见的文件格式，确保用户能够在同一平台上管理多种类型的文件。

2. 企业如何进行文档管理系统的培训？

答案：大多数企业级文档管理系统提供详细的用户手册、在线教程、视频教学和技术支持，帮助员工快速掌握系统使用方法。此外，一些厂商还提供定制化的培训服务，可以为企业量身定制培训课程，确保员工能够充分理解和高效使用系统。

3. 文档管理系统的实施需要多长时间？

答案：文档管理系统的实施时间因企业规模、需求和系统复杂性而异。一般而言，较小规模的企业可能在几天到一周内完成部署，而大型企业或需要定制化功能的企业则可能需要几周甚至几个月的时间来完成系统配置、数据迁移和员工培训等步骤。系统提供商通常会在实施过程中提供专业支持，确保顺利过渡。

4. Dokkio 和其他文档管理系统有何不同？

答案：Dokkio 的最大亮点是其强大的人工智能功能，能够自动识别和标记内容，帮助用户更高效地管理和整理文档。此外，Dokkio 支持与多个云存储平台的无缝集成，增强了文件管理的灵活性和协作效率。相比之下，其他一些系统可能侧重于传统的存储和版本控制，而缺乏智能化的支持。

5. 企业级文档管理系统是否支持移动端访问？

答案：大多数企业级文档管理系统都支持移动端访问，确保员工能够随时随地查看和编辑文档。这对于远程办公、外出差的员工或需要灵活工作的团队尤为重要。支持移动端访问的系统一般会提供专门的移动应用，确保文档在手机、平板等设备上也能顺畅使用。