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档案管理系统平台:助力实现档案管理现代化

作者:小炮
  • 2022 年 3 月 16 日
  • 本文字数:2022 字

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随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。企业,学校,政府单位等都需要对档案进行信息化管理,来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。

什么是档案管理系统

档案管理系统,就是通过建立统一的标准,规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理,包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础,业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

档案管理系统,为企事业单位的档案现代化管理,提供完整的解决方案,档案管理系统既可以自成系统,为用户提供完整的档案管理和网络查询功能,也可以与本单位的 OA 办公自动化和 DPM 设计过程管理,或者与 MIS 信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络。


目前档案管理存在的问题

一、互联互通难实现

建设多个业务系统数字档案、或跨地域跨部门的大型企事业单位的各个分支容易形成“信息孤岛”,难以打破不同地域、不同系统的壁垒与界限,信息共享率低,难以实现整体数据展示与分析。

二、数据质量难把控

传统档案管理人员专业度参差不齐,在不同分公司、不同部门、不同地域的管理或多或少存在差异,不同的情况导致档案数据质量难以保证,不易实现统一管理、统一调配。

三、使用效率难提高

传统档案借阅及查询调取耗费时间长且无法实现全文检索,降低了使用效率;没有互通互联的档案更新频率也不及智能档案快,这使得众多值得借鉴的历史数据的复用程度降低,削弱了档案保存的重要意义。

四、存调成本难控制

传统档案保存浪费大量的纸张、空间,其调取与还回地过程中又耗费大量时间与精力,导致档案的存调成本高,难控制。

五、储存环境难掌控

传统档案的制成材料、温度、湿度、光线、污染物都会对档案“寿命”的长短起着至关重要的作用,而这些自然因素是比较难以掌控的。

从以上提到的几点来看,档案管理还存在许多问题,如果不去解决,虽然没有特别实质的影响,但还是会带来很多不便。相反,如果解决好了档案管理这个问题,那么或许工作的各个方面都能得到提升。

档案管理软件的作用

(一)提高工作效率

档案管理系统软件的发明,逐步替代了传统单一的档案归档模式,不用像以前过多编辑档案的条目及内容,完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息,可直接在系统中进行更改,省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节,节省了时间和资源。

如发现漏输的档案信息,可直接插入补充,简单易行,省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误,使用者也可以随时随地查阅档案数据,直接进行关键字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻阅等,极大地提高了工作效率。

档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式,兼容于大多数电脑系统,方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面,可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门,节省了人力和时间。

(二)能够更好地开发档案内容信息

档案管理系统软件,可以在对档案的基础信息编辑之后,添加此档案的扫描电子图片,这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片,方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。

档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑,这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找,使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解,使档案内容发挥更大的作用。

同时,档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能,方便快捷,此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

(三)更好地实现档案保密功能

一般的办公软件只能设置简单的密码,极容易造成泄密,而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作,可以设置人员的查阅权限等,这样就起到保密的效果。

在查档人进行查档时,系统可自行记录,形成查询日志,对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计,以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁,即使别人打开了档案管理人员的电脑,也无法打开档案管理系统软件。

选择合适的档案管理软件

以上提到了档案管理软件的作用,证明了它对于办公还是很必要的,那么现在的问题就是选择一款好用的档案管理软件了。

这里推荐一款可以用来进行档案管理的软件——Baklib,它集中了在线协同、多人协同、文档处理、博客建站等属性,具有以下一些功能。

使用链接:https://www.baklib.com/?utm_content=21&utm_source=infoq


  • 集中整理文档

  • 协同在线操作

  • 多级权限管理

  • 水印、禁止复制

  • 支持设置独立域名

  • 站点分享功能…

对于目前的各方面智能化的社会来说,档案的现代化管理的重要性不言而喻,而且想要实现也并非难事。所以最重要的问题就是如何用最好的方式来最有效地实现,这里只是分享了一个工具软件助力实现,但真正的选择还是要根据自己的需求出发,选择最适合自己的。

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