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如何将「知识」体系化管理

作者:知了一笑
  • 2023-03-24
    浙江
  • 本文字数:3830 字

    阅读完需:约 13 分钟

如何将「知识」体系化管理

积累和总结,是长期持续的过程

01

最近,很多朋友微信私聊关于「butte-java-note」仓库的话题;


这个「Git仓库」每年都会基于总结和思考,进行一次分类体系的改动;


多数朋友都比较好奇,整理的思路是什么?


关于「butte-java-note」仓库,其实就是个人对知识的积累和框架体系的迭代;


这个仓库所记录的内容,就是在工作中不断遇到的各种「知识点」、「知识块」、「知识体系」;


在工作中,忽然接触到新的知识,自然需要下意识的去熟悉了解,在实践应用之后,又会积累自己的经验;


围绕该知识点进行「分析、积累、总结」,实践后再输出文档内容;


这一套组合招式连下来,对于部分知识点的积累来说,基本上是足够了;


但是在工作中遇到的知识点可能是散乱的,甚至还是重复的,即同一个知识点在不同的应用场景下,经验上的沉淀可能完全不同;


所以还需要对「知识点」进行定期梳理,形成结构化的「知识体系」;


对于这种知识管理的机制,在最近几年是企业非常主流的话题,也是降本增效策略中的重要手段;

02

什么是知识管理?


简单的说,就是对熟悉的知识内容,建立一个系统性的管理框架,和一个动态的更新机制,以便全面和深入的消化知识并应用于实践;


为何要知识管理?


具备知识管理的能力,可以快速熟悉知识领域的全貌,增强理解和消化能力,形成点线面体系化的迭代过程;


其实知识管理策略,在各个阶段都有明显的变化;


学生时代,在书本上或者记事本里,随手记下或者批注的重要内容,尤其是老师的板书抄写;


大学之后,由于是读软件专业,所以接触到的电脑工具比较多,开始使用笔记本电脑或者手机进行记录;


工作之后,开始逐渐使用云笔记,随着内容的深入和宽泛,开始体系化管理;


知识管理的基础,绕不开「记录」这个关键动作;


知识被「记录」可以缓解「记忆」的焦虑,好记性不如烂笔头,所以知识管理要先从记录开始;


知识「记录」之后进行「整理」,是第二个核心动作;


对于「整理」来说,比较核心的思路就是分类归档,零散的知识点「记录」太多,也会产生查找的问题,记录但找不到的情况估计都经历过;


知识在持续的「整理」之后,会自然而然的形成「体系化」的形式;


实践过程会让知识点逐步复杂化,更多的分类和标签,会驱动知识「体系化」框架的产生;


在这一系列动作持续重复之后,潜移默化也会影响知识的「输出」能力,无论是表达还是写文档;


最终,随着积累的增多,会形成自己写、自己读的现象;

03

如何进行知识管理?


先说一下个人的流程习惯:碎片内容,现状分析、参考资料、实践总结、体系归档;



【1】碎片内容;


不论是工作还是生活,每天都会接收很多信息,并且要从中捕捉有用的内容;


信息流是不是会爆炸不确定,但是自己收藏的信息点到是经常爆炸;


应用中文章和视频的收藏,笔记工具中的内容清单,手机备忘录的临时备份,工作开会的笔记本内容;


善于收集「碎片」内容是个好习惯;


但是收集信息通常是临时起意的动作,在之后如何消化,将收集单清除和更新,才是关键的「积累」动作;


【2】现状分析;


这里所谓的「现状」分析,更多的是指所遇到的具体「问题」,想要达成的具体「目标」;


比如优化解决具体的问题,学会某些特定的知识;


以现状分析作为「出发点」,保持对知识领域内的专注性,才能高效的实现知识积累和问题解决;


【3】参考资料;


充分利用收集的碎片清单,围绕知识点的现状需求,从中精确的提取出有用的内容;


从收集的碎片清单中提取参考内容是一种策略,从需求现状出发,下意识寻找相应的资料,也是常见的操作;


【4】实践总结;


知识的学习,更多还是要应用于实践中,或者围绕实践问题进行知识拓补;


在实践过程中,把相应的知识点进行总结分析,最终沉淀成自己的经验和能力;


【5】体系归档;


随着实践总结的内容膨胀扩展,需要将各种知识点进行结构化、体系化管理,从而建立知识框架;


知识管理依赖一个「动态更新」的过程;


对于同一个知识领域,在不同的阶段中,可能出现知识领域的横向扩展或纵向深度挖掘,所得的经验和理解也会各不相同;


实践是一个持续的过程,那相应知识体系的更新迭代也是一个持续的过程;

04

如何选择管理工具?


在知识管理的实践过程中,有一个明显的变化就是「工具」的变换;


工欲善其事,必先利其器,趁手的工具才能事半功倍;


这里有必要强调一个「误区」现象:工具本身并不是知识管理,与收藏很多书但是从来不读一样,难道能称为博学?


大部分玩家的真实写照;


收藏清单没停过,内容碎片持续膨胀扩展,但是很少提取消化和清理;


云端存储的视频教程一部接一部,存储空间没了,就把陈旧的内容清理掉,再收藏最新版本;


无论是文档工具,云端存储,应用内收藏,这些都仅仅是知识管理的初步动作;


在对知识内容消化时,还是依赖常用的统筹型工具进行整理;



图中罗列了工作和学习过程中常用的工具,主要分为「画图」和「文档」两类,实际上信息流动过程涉及的更多;



收藏清单可能是:博客文章、视频内容、云端存储,自然是把这些内容所在的平台,当做一个临时的管理工具;


习惯好点的,可能在某个文档中预先做好专题分类;


站位于技术领域的经历,个人在知识点消化完成后,最终还是习惯将内容归档到「Git仓库」中,方便更好的迭代管理;


为什么是「Git 仓库」?


主要还是:免费,免费,免费;当然还有强大的提交记录管理功能;


其他的工具虽然更加强大和便捷,但是会站在收费的立场,持续压缩免费用户的使用空间;


个人更习惯将其作为过程型的工具,借助其便捷性完成内容消化之后,最终还是归档到「Git仓库」;


后续只围绕「Git仓库」,进行知识体系的查询参考,或者迭代更新;

05

个人知识体系的迭代过程,与学习和工作的实践过程密不可分;


以个人开源仓库「butte-java-note」为例,在年初刚重新整理一遍;


当下主要分为:「职场」、「技术」、「业务」、「数据」四种知识体系;


在各个体系下面,再将积累或者实践过的知识点分类整理,从而形成个人的知识管理框架;



关于知识体系中更多的细节分类,可以自行参考「butte-java-note」仓库;


整个知识管理体系的形成,也是完全基于自己的工作实践,逐步迭代构建起来的;


对于技术领域来说,知识点本来就杂乱且庞大,学习和积累的成本都很高;


如果把整个知识体系沉淀到一个电脑文件夹中,会发现新建的目录越来越多,内容二次打开的频率越来越低,甚至找不到;


实际上,自己在最初就是采用这种策略,而后很多文件都会莫名失踪;


在最近几年,接触的云端工具越来越多,好用确实好用,省心并且效率还高,但是个人不属于「付费型」高端玩家;


最怕产品升级之后,免费玩家就被限制了;


所以把各种云端文档作为「过程型」工具,顺手贴很多临时内容,完成知识消化后清理掉;


自己习惯的一个管理流程;


首先,定期对各个工具中的内容进行整理,尽量先形成简单的专题;


其次,在结合工作中的实践经验,尽量用直白的方式总结出来;


最后,将总结的内容归档到「butte-java-note」仓库中,并且会持续的迭代更新;


知识积累是一个长期的过程,至于各种专业内容的沉淀,有人喜欢追求横向的广度,有人喜欢挖掘纵向的深度;


从个人经验来说;


倾向于持续积累自己「实践」过的知识点,对于那些觉得好又没有实践体会的内容,更适合待在「收藏清单」里;

06

企业知识体系的迭代过程,与公司的管理、运营、业务、技术等各个方面都有关系;


知识体系的框架与组织架构有较大的关联,同时也会在项目协作流程中,沉淀出特定的内容体系;



企业发展过程中,核心的经验和知识,都需要持续的沉淀和更新;


知识体系的框架与公司的管理、运营、业务、项目、技术等,需要深度的「集成」,这样才能发挥知识管理的核心价值;


对于企业来说,知识管理的落地,是一个缓慢长期的过程;


有幸经历过公司知识管理 2.0 方案的执行,近三年的时间里不断的打磨调整,最终获得各个团队的认可;


所谓知识管理 2.0 就是从传统 OA 文档,转换为知识库协同的模式;


公司在最初规划时,就制定相应的流程与制度,要确保各种敏感内容的独立性,又要求通用经验和知识的共享性,最大限度的降低内部信息壁垒;


【1】流程与制度;


在知识管理 2.0 的策略提出时,进行长达一个季度的分析与论证,确立新版知识库的流程与相应的制度;


完成统一的工具选型,并制定明确要求和激励措施,完成初期的培训,确保组织内达成共识;


【2】内容与管理;


每个部门可以拥有内部独立的知识库,但是必须有开放的内容,确保组织内任何角色都可以了解部门的职责,以及当前推进的事项;


跨部门协作的流程中,会指定一个文档维护角色,以项目管理为切入点,统筹项目知识库的整理;


【3】迭代与更新;


部分内容是随着业务或现状的迭代驱动更新,也有部分内容会随着迭代建立新的版本,保留其旧版本作为参考即可;


内容在持续沉淀之后,逐渐形成企业和各个团队内部的知识体系框架,以及项目层面的众多参考案例;


【4】知识库运营;


围绕知识管理 2.0 的策略,建立运营相关的文档库,采集知识库建设过程中各种优秀的经验和内容模板,在组织内部快速分享;


企业内部培训中,定期展开知识库建设的分享,优秀内容和模板的推广与激励,不断的寻找和优化知识库运营方案;


公司的知识管理从 1.0 到 2.0 的进阶过程,已经执行近三年的时间;


从最初的各种质疑和文档维护的烦躁,到现在组织内的高度认同,同时也成为了「降本增效」的利器;

07

基于实践来说,知识管理不是工具,不是写文档,不是分类设计,更不是学习的方式方法;


而是一种思维逻辑或者说管理策略;


知识体系的框架形成,很大程度来自生产和实践的经验,无论是个人还是企业,都很难找到参考的标准;


从下意识做知识管理开始,所带来的「益处」就源源不断,至于「缺点」暂未发现;

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