为什么你做的 Excel 表不好用？

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这是 Productivity Hacks 的第 1 篇



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可以毫不夸张地说，「熟练使用 Excel」对于绝大多数公司的绝大多数岗位而言都是一项必备技能。当然，这倒不一定会体现在招聘职位要求中，而是体现在日常工作的每一项任务里，比如销售和市场人员要做产品数据分析，HR 要做薪酬报表，就算是与代码打交道的程序员，也会遇到类似「帮我把这个表里符合 xx 要求的数据提取出来」的需求。



有很多教「Excel 技能」的培训课程，无论是最基础的「vlookup」「数据透视」「分列」，稍微高级一些的「假设分析」「推导求解」，还是需要有点代码基础才能使用的「VBA」，全部的关注点都在「如何使用功能」上。今天我想换个角度，从「如何设计表结构」出发，来聊聊如何提升办公效率。



来看一个场景：如果你是一名刚入职的 HR，很不幸你所在的公司没有预算采购招聘信息化系统，也没有资源自行开发，但马上就要开始进行招聘了。你手上的资源只有一台安装了 Excel/WPS 且能联网的电脑，你会怎么做？



可能会立刻掀桌子吧。（划掉



现实情况也许不会这么极端，但实际上哪怕是这样极端的场景，你手上的资源也是足够应对的，我们来往下看。



收集招聘需求，确定面试流程，选拔面试官，这三项任务都相对简单，只要会用 Excel/WPS，基本都能轻松胜任。有挑战的地方在于如何高效地进行招聘过程管理，大多数缺少数据表格设计经验的 HR 在设计招聘过程管理的表格时，最有可能出现的结果是下面这样：



前面几列是候选人的基本信息，然后开始是各个面试环节的详情。这个表看起来好像没什么问题，但实际使用中会出现各种「难用」的情况，比如：



1）面试环节是固定写死的，如果某个候选人需要多加一轮面试，在上面这个表里就要新增一列，然后就会导致所有候选人都会多出这一列。同理，如果某个岗位的面试环节跟其他岗位不一样，也没办法在上面的表格中实现。



2）每轮面试评价能够记录的数据太少，如果想要给不同的岗位设定不同的面试维度，在上述表格中是几乎不可能实现的，因为所有数据共用了同一个表头。假如一定要加维度，要么就只能使用统一的维度名称，要么就只能加在表格内容中，但这就会失去了筛选和数据分析的可能性。



3）另外，几乎没办法进行数据透视分析，更无法一键获得各个岗位各个面试官在各个环节的通过率数据。以及因为只有一张表，所有面试官都能看到和修改全部数据，没办法做权限控制。



所以，上面这张表只是看起来似乎符合面试过程管理的需要，它也许可以作为最后的静态报表呈现，但完全不具备灵活的过程管理可能性。在实际协作中，会受到大量的吐槽。



为什么会出现这种问题呢？因为这个表把「实体」「实体间的关系」和「实体的属性」混在一起了。



对于常规招聘场景，我们可以这样理解：一个候选人有多个基础属性，每个候选人可以创建多个应聘申请，但在每个申请中只能有一个岗位，每条应聘申请上包含多个面试环节，每个面试环节可以有多个面试评价，每个面试评价对应一个面试官，一个结论，一个评价详情，一个评价时间，等等。





上面这张图可以看成是在产品设计阶段常见的「ERD (Entity Relationship Diagram )」，翻译成中文是「实体-联系图」。当然，这里画的并不是严格意义上的 E-R 图，也并不完整，只是用来帮助我们梳理表结构设计时需要考虑的关键要素，另外，需求不同，最终出来的 E-R 图也不一样。



回到最开始的场景中，如果你只有一张表，你会发现无论你怎么设计表头，最终它都只能实现「一个候选人对应一条应聘记录，对应固定的面试环节，每个环节只能对应一个面试评价」的需求。这显然是不符合实际的，这也就是为什么这个表在实际使用的时候会非常「难用」。



如何解决这个问题呢？其实如果你能画出 E-R 图，问题就已经解决了 80%，剩下 20% 就是照着 E-R 图设计表头就行。



首先需要创建一个候选人的基础资料表。这个表里除了候选人的简历信息外，还需要有这几个字段：应聘状态（一般为：新简历、进行中、已通过、已淘汰），当前环节（即当前环节的名称），当前环节状态（一般为：进行中、不通过）。





这样设计有两个好处：一是方便查询，只需要在这个表中搜索对应的候选人，查看其应聘状态便可知道当前状态是什么，不需要翻看具体的面试记录。二是方便统计时点数据，即在当下有多少还未处理的简历，有多少进行中的面试，一目了然。



然后，我们要再创建一个面试评价表，每一条面试评价记为一行。面试评价表与候选人的基础资料表之间，需要有一个唯一的识别码进行关联，这样我们就能知道这条面试评价归属于哪个候选人了。如果你还能直接加上跳转关联关系就更方便了，不过就算不能也没关系。





最后，我们需要维护一些基础数据，比如面试环节，面试评级等。把这些「字典」类的数据拿出来在统一的地方进行维护，然后在别的表格中进行引用，有利于规范数据格式，提升数据质量，同时也能更高效地应对需求变更，比如业务部门突然觉得「A/B/C/D」的评级不好，要改成「Y+/Y/Y-/N」，又或者突然要增加面试环节，如果不是通过数据字典来进行维护的话，数据量一大就会改到令你怀疑人生，而且还容易漏改。



有了这几张表，无论是分派面试官进行面试评价填写面试记录，还是做面试过程的数据仪表盘，都十分方便。使用简单的数据透视和切片就能实现下面的数据仪表盘功能：





可以更轻松地实现招聘漏斗分析，可以更直观地看到各面试官的工作量和通过率情况。甚至可以用来做简易数据分析，比如学历高低与简历筛选是否通过的关联程度等。



所有这些功能的实现，均建立在你的 Excel/WPS 表格设计的科学性上。如果用最开始的表结构设计，巧妇也难为无米之炊。



在这个时候，我们就可以用省下来的各种手动做表的时间，去学学那些 Excel/WPS 的公式，甚至可以去网上搜索了解一下如何使用在线问卷的 JSON 自动录入简历的功能，来提升前端数据录入和过程状态变更的自动化程度。



当然，只用 Excel/WPS 来实现招聘过程管理还是有其局限的，有些需求依然难以实现或难以提升效率，比如权限的管控，分配面试时的多人协作等等。但这部分的需求已经有很多成熟的 SaaS 平台可以满足，下期我们就来聊一下如何用 SaaS 服务搭建一套轻量化的招聘管理系统。



最后，尽管今天是用招聘这个场景举例，但实际上，从简单的图书馆图书借阅管理系统，到复杂的销售 CRM，采购 SRM，表结构设计的原理基本都一样，都需要在开始动手做表之前，先梳理清楚各个实体及其属性，以及它们之间的关系，画出 E-R 图，然后再开始设计，这样才能达到事半功倍的效果。



表结构的设计会直接影响制表人后续所有工作的效率和质量，更会影响协作的顺畅程度。想要从简单繁琐的日常工作中脱身，不仅需要工具的支持，更重要的是思维方式和习惯的改变。